Rapport frå tilsyn med barnevernstenesta i Tysvær kommune sitt arbeid med oppfølging av meldingar 2016

Samandrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte i perioden 13. januar til 14. april tilsyn med barnevernstenesta i Tysvær kommune. Tilsynet blei utført som ein systemrevisjon og gjaldt kommunen sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar. Rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikt innanfor dei reviderte områda.

Tilsynet såg på følgande undertema:

• at meldingar til barnevernstenesta blir forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldar blir ivareteken på ulike steg i sakshandsaminga

Tilsynet vart konkludert med at kommunen har, gjennom si styring, ein forsvarleg praksis i høve til å vurdere meldingar.

Det blei avdekka eit avvik frå lovkrav:

Tysvær kommune oppfyller ikkje plikta til å gi tilbakemelding til offentleg meldar etter avslutta undersøking.

Dato: 14. april 2016

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleiar

Brit Espeland Nedreaas
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved barneverntenesta i Tysvær kommune i perioden 13.01.2016 - 14.04.2016. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i 2016, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens Helsetilsyn.

Tilsynet omfattar barnevernstenesta  sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar.

Fylkesmannen i Rogaland fører tilsyn med den kommunale barnevernstenesta med heimel i barnevernlova § 2-3 fjerde ledd og § 2-3 b.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avvik som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda spesielle forhold

Tysvær kommune hadde pr 01.01.2015 10.857 innbyggjarar.

Kommunen er organisert med seks resultatområder. Barnevernstenesta er organisert under resultatområdet helse- og førebygging . Rapporteringslinja går til helse- og førebyggingssjef, som igjen rapporterer til rådmannen.

Barnevernstenesta har på tilsynstidspunktet  11,9 fast tilsette, samt 80 % tiltaksstilling som engasjement, i tenesta  Den siste tida har bemanning i tenesta vore stabil. Barnevernstenesta brukar sakshandsamarverktøyet  Familia. I 2015 har Tysvær kommune motteke  117 bekymringsmeldingar,  av disse vart åtte meldingar henlagt.

Tysvær kommune har i perioden 2011-2014, i samband med regjeringa si styrking av det kommunale barnevernet, fått tilskot til to og ei halv fast stilling i barnevernet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen  omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 13.januar 2016. Oversikt over dokument som verksemda har sendt i samband med tilsynet, motteke her 5. februar 2016, går fram i kapittelet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 7. mars 2016.

Intervju: Seks personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gått igjennom under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 10. mars 2016.

4.  Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrar at <leira oppfølging og kontroll sikrar at meldingar til barnevernstenesta blir følgd opp i samsvar med gjeldande regelverk, jf. barnevernlova.

Tilsynet omfattar følgjande tema:

• at meldingar til barnevernstenesta blir forsvarleg vurdert  
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren blir ivareteken på ulike steg i saksbehandlinga.

Barnevernstenesta skal behandle bekymringsmeldingar straks <lei kjem inn, slik at ingen meldingar blir liggande ubehandla jf. bvl. § 4-2. Gjennomgangen av meldingar skal vere forsvarleg og dei barnevernsfaglege vurderingane skal vere i samsvar med vilkåra i lova, slik at meldingar ikkje blir henlagt på feil grunnlag jf. bvl. § 4-1. I løpet av tidsfristen på ei veke skal meldingane vere gjennomgått og vurdert, og barnevernet skal ha konkludert med mellombels vedtak i akuttsaker, undersøking eller henlegging av saka.

Barnevernstenesta skal stadfeste at melding er motteke, jf.  § 6-7 a. Barnevernstenesta skal gje ei skriftleg tilbakemelding til alle som har sendt bekymringsmelding innan tre veker etter mottatt melding. Dette er for å gje informasjon til meldar om at meldinga er mottatt. Det skal og gjerast for å ta vare på eit godt samarbeid med andre tenester og styrke tilliten til bamevernstenesta.

Dersom det er opna undersøking skal barneverntenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar om at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan tre veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare.

Når barneverntenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barneverntenesta gi tilbakemelding om tiltaka.

Barneverntenesta skal og gi tilbakemelding til meldar i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak

5. Funn

Avvik

Tysvær kommune oppfyller ikkje plikta til å gi tilbakemelding til offentleg meldar etter avslutta undersøking.

Avvik frå følgande lovkrav:
Bvl § 6-7a
Bvl § 2-1, andre ledd jf. forskrift om internkontroll § 4 Kommentar:

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Ved gjennomgang av 25 avslutta undersøkingar kom det fram at meldar i få saker får tilbakemelding om at undersøkinga er avslutta. I dei sakene der tilbakemelding er gitt, er det ikkje gjort innan frist.
• Tenesta har utarbeida ei rutine for melding og undersøking samt ei sjekkliste for undersøking. Her går det fram at tilbakemelding skal bli gitt etter avslutta undersøking. I intervju går det fram at <lesse dokumenta ikkje blir brukt i tilstrekkeleg grad.
• Det går ikkje fram av denne rutinen at det er ein tidsfrist på tre veker på å gi tilbakemelding.
• Dei tilsette i tenesta kjenner ikkje itilstrekkeleg grad innhaldet i lovregelen om tilbakemelding til meldar.
• Risikoen for svikt i tilbakemeldinga til offentleg meldar etter avslutta undersøking er kjent i tenesta. Det er ikkje sett i verk relevante korrigerande tiltak. Kommunen har ikkje tilstrekkelige kontrollrutinar som sikrar at meldar får tilbakemelding i tråd med regelverket
• Kommunen har ikkje tatt i mot avvik frå barnevernstenesta.  Kommuneleiinga har heller ikkje etterspurt dette. Avvik vert dermed ikkje brukt i systematisk forbetringsarbeid  på det reviderte området.

6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen sine oppgåver etter barnevernlova pålegg kommunen å sikre og dokumentere at dei etterlever lovkrava, jf. bvl. § 2-1 andre ledd. Internkontrollforskrifta  inneheld konkrete krav til styring og kontroll. Krava til styring og kontroll inneber blant anna at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutinar samt sikre seg at dei tilsette brukar rutinane. Vidare skal kommunen sikre at dei tilsette har den kompetansen dei treng for å utføre oppgåvene sine.

Det er tilsynet si vurdering at styringslinje og fordeling av ansvar og oppgåver er tydeleg i organisasjonen. Det er utarbeida opplæringsplan for dei tilsette i tenesta og system for rettleiing er i funksjon.

Det er ikkje utarbeidd tilstrekkelege kontrollrutinar som sikrar at lovkrav på eit av <lei reviderte områda vert etterlevd.

Tysvær kommune bruker Risk Manager som sitt styringssystemsystem.  Avviksmodulen i systemet er ennå ikkje tatt i bruk. Dette gjer at det ikkje er meldt avvik i tenesta og avvik vert ikk:je nytta i tenesta sitt forbetringsarbeid.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november  1989.
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100 (barnevernsloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr 1584.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart - Tysvær kommune
• Organisasjonskart - helse- og førebygging
• Organisasjonskart -barneverntenesta
• Internorganisering i Tysvær barnevern
• Faste møter i barneverntenesta
• Stillingsbenevnelse -barnevernsleder
• Skjema for HMS avvik
• Avviksskjema - interne rutiner -barnevern
• Skjema for internkontroll, tiltak
• Skjema for internkontroll, omsorg
• Sjekkliste månadsrapport
• Årshjul -budsjettarbeid og oppfølging rekneskap/rapportering
• Kompetanse og opplæringsplan 2016 - 2020
• Rutine -nyansatt
• Div. vedr. informasjonsmøte for nytilsette
• Struktur for samordna tverrfagleg samhandling i kommunen
• Brosjyre -barneverntenesta i kommunen
• Rutine -melding og undersøkelse
• Rutine -bekymringsmelding på ufødt barn
• Rutine - akuttvurdering
• Rutine - gjennomgang av melding
• Skjema -melding
• Skjema -melding i aktiv sak
• Standardbrev -«Bekreftelse på mottatt melding til barnevernet frå offentleg instans»
• Standardbrev -«Bekreftelse på mottatt melding til barnevernet frå privat melder»
• Rutine -politianmeldelse
• Skjema - undersøkelsesrapport
• Veileder for § 4-4 mal
• Skjema -brukerundersøkelse
• Årsmelding -Tysvær kommune 2014
• Statistikk meldinger 2012 - 2015
• Undersøkelse,  sjekkliste
• Plan for arbeid med meldinger

Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet:

• 24 henlagte meldingar frå 01.01.2014 og fram til 16. april 2016
• Dei 25 siste sakene der meldinga har gått vidare til undersøking

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon datert 13.01.2016
• Innsendt dokumentasjon frå kommunen datert 5.02.2016
• Program for tilsynet datert 15.02.2016
• E-post med oversikt over kva saker som skulle leggast fram under tilsynet datert 16.02.2016
• Førebels rapport
• Tilbakemelding på førebels rapport i e-post av 10.04.2016

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Alle tilsette i barneverntenesta som hadde høve deltok på sluttmøtet.

Frå tilsynsorganet deltok:
Seniorrådgjevar Gunn Nylend Rådgjevar Brit Espeland Nedreaas
Seniorrådgjevar Trine Hove Bjørnsen (tilsynsleiar)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet