Rapport fra tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad i Moss kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Moss kommune og besøkte i den forbindelse Nav Moss fra 29.08.23 til 31.08.23. Vi undersøkte om Moss kommune sørger for at barns behov ivaretas når familien søker økonomisk stønad og blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Nav Moss foretar ikke en individuell vurdering og beslutning av hvert enkelt barn ved søknad om stønad fra familier.

Dette er brudd på:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19 jf. §§ 4 og 5, forvaltningslovens §§ 24 og 25 og kommuneloven § 25-1.

Kommunens styringstiltak sikrer ikke at vurdering og beslutning om økonomisk stønad er gjort ut fra de individuelle forholdene hos den enkelte familie. Når vedtakene mangler vurdering, er det ikke mulig å etterprøve beslutningen Nav har kommet til. Brukermedvirkningen er dermed ikke ivaretatt. Det er stor risiko for at tjenestemottaker ikke vet hva som ligger til grunn for avgjørelsen. Mangelen kan medføre at det ved uenighet, er vanskelig for bruker å gi en begrunnet klage. Dette svekker klageretten. Det er også fare for at tilnærmet like saker ikke blir behandlet likt. Vurderingen som er gjort i den enkelte sak har betydning for kontrollen av den interne faglige utviklingen og læringen ved kontoret. Svikten kan følgelig få konsekvenser for det enkelte barn hvis familien ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester.

Foreløpig rapport ble oversendt kommunen den 28.09.23. Kommunen hadde kommentar til rapporten, som er imøtekommet. De har gitt tilbakemelding om at plan for å rette lovbruddet skal være klar i løpet av uke 45. Statsforvalteren imøteser planen innen 06.11.23, for videre oppfølging viser vi til punkt 6 i rapporten.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.  

Statsforvalteren har undersøkt om: 

• Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
• Nav-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.  

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.  

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser.

Sosialtjenesteloven slår fast at kommunen er forpliktet til å sørge for forsvarlige tjenester. Det følger av regelverket at kommunen skal sørge for at alle tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven er forsvarlige, jf. § 4. Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard hvor innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet har et helhetlig utgangspunkt og innholdet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i sosialtjenesteloven

Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.  

Krav til kartlegging 

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor. 

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad. 

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.  

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.  

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket. 

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer. 

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig. 

Krav til vurdering og beslutning 

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.  

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det går fram at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad. 

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået. 

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.  

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering. 

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18. 

Krav til oppfølging 

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen 

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det går fram av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging. 

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav-kontoret vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler. 

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad. 

Krav til styring og ledelse 

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker. 

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. 

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Organisering og bemanning

Nav Moss er organisert under direktør for Kultur, Oppvekst og Aktivitet i kommunen. Kontoret består av 8 avdelinger; Utvikling, Inkludering og 6 tverrfaglige avdelinger. Alle avdelingene ledes av avdelingsledere med personalansvar. Nav-leder har det overordnede ansvaret for den løpende driften av kontoret. De tverrfaglige avdelingene er inndelt etter fødselsdato på brukere, med unntak av en avdeling som følger opp alle tjenestemottakere under 30 år.

Det er ca. 155 ansatte ved kontoret hvorav 30 veiledere har arbeidsoppgaver etter lov om sosiale tjenester. De tverrfaglige avdelingene har en veileder som skal ha særlig oppmerksomhet på familier. Disse familiekontaktene utgjør en gruppe på tvers av avdelingene med en overordnet fagkoordinator. Kontoret har fire besluttere i 50 prosent stillinger, som godkjenner vedtak om økonomisk stønad. De følger også løpende med på at den helhetlige kartleggingen blir foretatt. Fagleder for de sosiale tjenestene har det overordnede ansvaret. Vedkommende er også avdelingsleder for en avdeling.

Ledergruppen består av avdelingsleder med Nav-leder som øverste sjef for kontoret. I tillegg til faste møter med direktør for Kultur, Oppvekst og Aktivitet deltar Nav-leder i partnerskapsløftet i kommunen. Kommunen har blant annet vedtatt generelle tiltak rettet mot barn og unge, som opplevelseskort og fritidsklubb for ungdom. Den nasjonale ordningen for reduksjon i foreldrebetaling for barn i barnehager og SFO følges. Under tilsynet kom det også frem at kommunen i partnerskapsløftet arbeider med boligsituasjonen i kommunen, knyttet til de utfordringer lavinntektsfamilier og familier med flere barn møter på boligmarkedet i Moss.

Tall fra SSB viser at det i 2023 bor 9 884 barn under 18 år i Moss. Andelen barn som bor i husholdninger med vedvarende lav inntekt i kommunen, er høyere enn landet som helhet. I 2022 var det 669 barn som bodde i familier som hadde mottatt økonomisk stønad i løpet av året. Tilsynsteamet har gjennomgått 20 mapper med til sammen 56 barn, som har vært omfattet av stønaden foreldrene har mottatt i løpet av perioden 1. august 2022 frem til 29. september 2023.

Funn tilsynsteamet har gjort av praksisen ved kontoret legges frem under følgende avsnitt; kartleggingen, vurdering og beslutning, og oppfølging.

Kartlegging:

Kontoret har skjema for helhetlig kartlegging av barn, i tillegg til et ordinært kartleggingsskjema. Dette er kjent og benyttes i all hovedsak som et hjelpemiddel i samtaler og oppfølging. Det er også utarbeidet et årshjul for aktiviteter, tidsfrister og høytider, som en huskeliste i kartleggingen.

Det er utarbeidet prosedyre på at alle barn skal ha en helhetlig kartlegging hvert år. Dette blir ikke gjennomført konsekvent, men i et flertall av sakene så vi at det var utført en helhetlig kartlegging av det enkelte barn. Tilsynsteamet så også saker der kartleggingen var i gang eller bruker var i en livssituasjon som krevde en annen tilnærming. I noen få saker var barnas situasjon ikke kartlagt. Intervjuer og mappegjennomgangen viste at ansatte har tilnærmet lik forståelse av hva som ligger i en kartlegging av barna i de ulike aldersgruppene.

Samtaler med foreldrene gjennomføres som oftest på Nav-kontoret eller på telefon. Kontoret har en rutine hvor det står at familier med flere enn tre barn skal få tilbud om hjemmebesøk. Rutinen følges ikke i alle sakene. Brukerne oppgav at de har direktenummer til veileder.

I tillegg til skriftlig forvaltningsmelding til søknader om innhenting av dokumentasjon viste journalnotater og opplysninger fra intervjuene at enkelte familier også får en forklaring muntlig om innholdet i brevet. Tolk blir benyttet ved behov. Ansatte vet hvor opplysningene om barna skal journalføres, men journalføringen nedtegnes ikke på samme sted. De ulike variantene er kjent. Ledelsen og ansatte oppgir at opplysningene om barna ikke alltid blir journalført.

Ansatte gav en beskrivelse av sosialtjenesteloven og sitt ansvarsområde ved Nav, som viser en forståelse for hva som må være på plass ved utredning til en søknad, og i den helhetlige kartleggingen av barn. Ansatte har oversikt over hvem som innehar hvilke roller, hva den enkelte har som ansvarsområde og kompetanse på de ulike fagtemaene.

Vedtakskontrollen beslutterne gjør, fanger opp behov for kompetansehevende tiltak hos den enkelte og som helhet på kontoret. Besluttere sjekker at barnekartleggingen er gjort når vedtak skal godkjennes. Der det har gått over ett år siden forrige utvidede kartlegging ble utført, får veileder vedtaket i retur med beskjed om å sette opp et tidspunkt for samtale med familien. Veiledere bekrefter at denne prosedyren praktiseres. Mangler og gjentagende feil knyttet til kartleggingsprosessen fanges opp av ansvarlig leder via møtestrukturen på kontoret og bringes eventuelt videre opp til øverste ledelse. 

Vurdering og beslutning

Gjennomgangen av vedtak viste at barnetrygden holdes utenfor beregning av stønad. Derimot var det to vedtak der det var gitt føringer på hva barnetrygden burde dekke av utgifter til barna. Denne type informasjon i vedtakene som gjelder økonomisk stønad, kan føre til at familiene oppfatter dette som en opplysning om at de ikke kan søke om ekstra til barn eller klage.

Ansatte på alle nivåer ved kontoret oppgav at det er høyt fokus på barna i saksbehandlingen av søknader. Kontoret har regelmessige møter der vurdering for tildeling av stønad drøftes.

Saksgjennomgangen har vist at barns situasjon kartlegges, og i intervju har veiledere oppgitt at det ytes ekstra stønad til barn. Tilsynsteamet har sett vedtak hvor det er innvilget støtte til fritidsaktiviteter, innbo, klær og sko, samt til religiøse høytider. Derimot har vi i mindre grad sett vedtak der barn og unge har fått til sykler, skoleutstyr, leirskole, datautstyr, klær i forbindelse med høytidsdager osv.

I flere av vedtakene tilsynsteamet hadde til gjennomlesning viste at utmålingen av stønaden bygger på en generell beregning ut fra fastsatt norm til livsopphold. Det gikk ikke fram hva det enkelte barnet var beregnet med, som for eksempel i en økonomisk oversikt. I et flertall av gjennomgåtte vedtak var barna lite synlige i vurderingen.

Kontoret har en intern rutine på at stordriftsfordel kan foretas fra det fjerde barnet. Praksis viser at det i et flertall av vedtakene ikke kommer fram at det er gjort en individuell vurdering av hvert enkelt barn. Gjennomgåtte vedtak viser spor av at det foretas vurderinger, men konkrete vurderinger knyttet til barn er mangelfull i et flertall av sakene. Barns beste vurdering er lite synliggjort. Det gjøres heller ikke tilstrekkelig vurderinger etter § 19 der det er gitt avslag etter § 18.

Mangelfull begrunnelse i vedtakene svekker brukermedvirkning og muligheten for å etterprøve avgjørelsen. Flere brukere har oppgitt i intervju at de ikke er kjent med at de kan søke om ekstra stønad til barn, og klage på vedtak de er uenig i.

Journalnotatene viste at muntlige søknader knyttet til krisehjelp/nødhjelp blir fanget opp og at vedtak fattes. I noen saker går det fram at kartleggingen har avdekket forhold hos barn som kan oppfattes som muntlig søknad. Derimot blir familien bedt om å søke skriftlig før stønadsbehovet avgjøres.

Ved mangler og feil i vurderingen skal vedtaket sendes som internmelding med kommentarer i retur til veileder. Veilederne oppgav at denne rutinen ble fulgt opp i praksis. Beslutterne har ukentlige møter med fagleder hvor gjennomgang av saker og problemstillinger i vedtakskontrollen er tema. Fagkoordinator har også ukentlige møter med fagleder, og de deltar i tavlemøter/ledermøter ved kontoret. Faglige feil og mangler som oppdages gjentatte ganger i godkjenningsrunden, tas i utgangspunktet opp fortløpende med fagleder. Ved behov følges dette ytterligere opp av ledelsen med kompetansetiltak til aktuelle ansatte og på kontoret som helhet. Vedtaksgjennomgangen revisjonsteamet hadde av 20 saksmapper, avdekket at det ikke var fanget opp at et flertall av vedtakene manglet en individuell vurdering knyttet til barn og unge.

Oppfølgning

Alle saksmappene revisjonsteamet gikk igjennom viste at familiene får tilbud om samtaler. Oppfølgning i form av opplysning, råd og veiledning blir gitt, men det blir fattet få vedtak med hjemmel i sosialtjenestelovens § 17. Ansatte og brukere oppgav at det tilbys oppfølgning ved behov.

Kvaliteten på oppfølgingen er ikke undersøkt i dette tilsynet.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomheten og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift, jf. sosialtjenesteloven § 5. Formålet er å forebygge at det skjer svikt i tjenestetilbudet og oppfølgning til familier med barn, samt bidra til god kvalitet og faglig forsvarlige tjenester.

Den organisasjonsmodellen som Nav Moss har, oppfattes å bidra til deling av fagkompetanse på tvers av avdelingene med tanke på barneperspektivet. Det er særlig oppmerksomhet på barn i den valgte organiseringen. Alle de tverrfaglige avdelingene har en veileder med rollen som familiekontakt. Over disse er det organisert en familiekoordinator i 20 prosent stilling, som skal samordne en felles forståelse av barneperspektivet i saksbehandlingsprosessen. Kompetansen denne gruppen innehar går ut til veiledere uavhengig av om arbeidsoppgaven er knyttet til statlige eller kommunalt regelverk. Flere veiledere har dermed et særlig ansvar for å ivareta familie- og barneperspektivet, som sikrer at barns situasjon er i fokus hos flere over tid. Dette, sammen med møtestrukturen i kontoret, oppfattes å bidra til at ledelsen gjennom styring og kontroll oppdager feil og mangler.

I saker der det er mangelfull kartlegging og søknaden ikke er utredet tilstrekkelig, blir dette i all hovedsak avdekket i forbindelse med godkjenning av vedtak. Merknad om hva mangelen gjelder går direkte til veileder i det elektroniske systemet. Den helhetlige kartleggingen skal som hovedregel oppdateres så raskt det lar seg gjøre. Gjennomgangen Statsforvalteren har gjort, viser at det i et flertall av sakene er journalført opplysninger om barna ved søknad. Det var få saker der den helhetlige kartleggingen ikke var uført. Vi har derfor ikke funnet grunnlag i tilsynet for at praksis ligger utenfor forsvarlighetsnivået etter sosialtjenesteloven § 4 på dette området.

Vi fant heller ikke forhold som tilsa at familien ikke fikk tilbud om oppfølgning der det var behov for dette. Prosedyrer og rutiner rundt innhenting av opplysninger til saker og helhetlig kartlegging ble gjennomført og bidro til at behov ble oppdaget og tilbud om videre oppfølgning på ulike møter ble gitt fra Nav.

Kontoret har faste møter der saker drøftes. I tillegg har beslutterne egne møter for å sikre lik praksis ved godkjenning av vedtak. Gjennomgangen av vedtakene viste imidlertid at det enkelte barn ikke kommer godt nok frem i et flertall av vedtakene. Selv om kartleggingen har avdekket et behov går det ikke fram av begrunnelsen at dette er tatt med i vurderingen. Det kom også fram i noen saker at stønad ikke blir innvilget før familien hadde levert skriftlig søknad, på tross av at kartleggingen hadde avdekket et behov for hjelp.

I et flertall av sakene gikk det ikke fram at begrunnelsen bygget på en individuell vurdering av det enkelte barns behov. Det var ikke tydelig hvordan Nav hadde kommet frem til beslutningen. Dette ble spesielt tydelig i saker der familiene bestod av flere enn tre barn. Det ble oppgitt i intervju at utmålingen av stønad til storfamilier ofte ble drøftet i møter. Derimot var det ikke synlig i vedtakene hvilke momenter Nav hadde lagt vekt på og hva som lå til grunn for at den enkelte familie hadde en stordriftsfordel. Utmålingen i disse sakene bar preg av at familiene generelt hadde en stordrift uavhengig av individuelle forhold. Det var også få vedtak der barns beste vurdering var foretatt og hvordan barnas behov var vektet i drøftelsen. Mangelen i vedtakene var ikke fanget opp i vedtakskontrollen. Alle ansatte på de ulike nivåene ved kontoret, var klar over at utmålingen av livsoppholdsnivået i barnerike familier var for generell. På tross av dette har ikke kontorets ledelse eller kommunes ledelse iverksatt tiltak som har gitt endring i praksisen.

Kommunens skriftlige avvikssystem blir i liten grad benyttet, men er kjent for alle ansatte.

Avvik og mangler blir meldt muntlig til nærmeste leder, og løst på lavest mulig nivå. Større avvik tas opp i ledermøter. Møtestrukturen ved kontoret og på kommunalt nivå sikrer god flyt av nødvendig informasjon til det rette nivået. Direktør for Kultur, Oppvekst og Aktivitet har fastsatt jevnlige møter med Nav-leder. Nav deltar i partnerskapsløftet i kommunen.

Oppsummering:

Tilsynsteamet avdekket ingen funn som gir grunnlag for lovbrudd knyttet til kartlegging eller oppfølgning. Derimot viser gjennomgangen få vedtak der det er synlig at det er gjort en individuell vurdering knyttet til det enkelte barns behov. Praksisen er brudd på bestemmelsene i sosialtjenesteloven og de forvaltningsrettslige bestemmelsene.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Nav-kontoret foretar ikke en individuell vurdering og beslutning av hvert enkelt barn ved søknad om stønad fra familier

Dette er brudd på:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, jf. §§ 4 og 5, forvaltningslovens §§ 24 og 25 og kommuneloven § 25-1.

Tilsynet viser at kommunens styringstiltak ikke sikrer at vurdering og beslutning om økonomisk stønad er gjort ut fra de individuelle forholdene hos den enkelte familie. Når vedtakene mangler vurdering, er det ikke mulig å etterprøve beslutningen Nav har kommet til. Brukermedvirkningen er dermed ikke tilstrekkelig ivaretatt. Det er stor risiko for at tjenestemottaker ikke vet hva som ligger til grunn for avgjørelsen. Mangelen kan medføre at det ved uenighet er vanskelig for bruker å gi en begrunnet klage. Dette svekker klageretten. Det er også fare for at tilnærmet like saker ikke blir behandlet likt. Vurderingen som er gjort i den enkelte sak har betydning for kontrollen av den interne faglige utviklingen og læringen ved kontoret. Svikten kan følgelig også få konsekvenser for det enkelte barn hvis familien ikke får oppfylt sine rettigheter etter lov om sosiale tjenester.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre i prosessen for å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber kommunen utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen 06.11.23. Vi vil deretter ta kontakt for avtale om dialogmøte. I møtet vil vi blant annet gå igjennom tiltak som er satt opp i planen og det videre samarbeid frem til lovbruddet er rettet.

Planen skal inneholde følgende:

• En vurdering av hvilke tiltak som må iverksettes for å sikre at økonomisk stønad til barnefamilier innvilges etter en konkret og individuell vurdering. Kravene til saksbehandlingen er utfyllende beskrevet i Helsetilsynets veileder for tilsynet.
• Tiltak som sikrer at vedtakene inneholder de opplysningene loven krever.
• Andre tiltak vil eksempelvis kunne være:
  • vurdering av kompetansebehov ved kontoret, herunder lovforståelse
  • revidering av rutiner og implementering
  • systemer for å avdekke feil inkludert evaluering og lederforankring

Planen må også inneholde:

• frister for iverksetting av tiltak og evaluering av om tiltakene har virket som planlagt
• hvordan ledelsen vil følge med, og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i dialogmøte.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig. 

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Lena Kristin Hjelle
revisjonsleder

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 25.05.2023.

Informasjonsmøte med virksomheten ble gjennomført 16.06.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Moss i perioden fra 29.08.2023 til og med 31.08.2023. 

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 06.09.2023

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering 29.06.23
• Organisasjonskart over kommunen og Nav kontoret
• Datoliste – alle avdelinger
• Oversikt over fagsystemene
• Oversikt over møtestruktur
• Skriftlige rutiner, kartleggingsskjemaer og kvalitetshåndbok
• Årshjul sosial
• Opplæringsplan for nyansatte
• Rutiner for internkontroll og sjekklister
• Serviceklager 2022 2. halvår og 2023 1. halvår
• Årsrapport 2022
• Strategidokument Nav Moss 2023
• Risikovurdering – og sårbarhetsanalyse/- vurdering - Tjenestekvalitet – Avsluttet 14.03.2022
• Partnerskapsavtalen Nav Øst-Viken og Nav Moss 13.03.2019 og referat fra møte 08.06.2022

Det ble valgt 20 mapper etter følgende kriterier:

• Familier som mottok økonomisk stønad

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

9 tjenestemottakere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten;

• seniorrådgiver, Elin Landsverk, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
• rådgiver, Jarle Lie, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
• seniorrådgiver, Lena K. Hjelle, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk