5. Planlegging og gjennomføring av tilsyn utført som systemrevisjon

I dette kapittelet beskrives tilsynsprosessen, og er anbefalinger for hvordan tilsynsmyndigheten rent praktisk kan innrette seg for å bidra til forbedringer i tjenestene. Rekkefølgen av prosessens ulike aktiviteter vil imidlertid kunne justeres etter hva som er mest hensiktsmessig. Ved eventuelle behov for justeringer underveis i tilsynsprosessen, er det viktig at dette skjer innenfor de rammer som er redegjort for i kapittel 2.

Ved valg av revisjonsleder og sammensetning av tilsynslag, må det tas hensyn til at laget vil stå overfor utfordringer som stiller krav til samarbeid og god gruppedynamikk. Planlegging og gjennomføring av tilsyn fordrer samarbeid og samhandling fra alle deltakerne i tilsynsslaget. Videre må tilsynslaget inneha den kompetansen som er nødvendig for å gjennomføre aktuelt tilsyn.

For hvert tilsyn skal det utpekes en revisjonsleder som har hovedansvar for planlegging, gjennomføring og rapportering av tilsynet. Vedkommende bør delta ved sammensetning av resten av tilsynslaget.

Revisjonsledere skal ha opplæring i og erfaring fra planlegging og gjennomføring av tilsyn utført som systemrevisjon inkludert god kjennskap til systematisk styring/internkontroll. I tillegg bør de ha gjennomgått tilsynsskolens temakurs om gjennomføring og ledelse av slike tilsyn eller eventuelt det tidligere revisjonslederkurset. Nye revisjonsledere bør alltid læres opp og følges opp av erfarne revisjonsledere som da vil fungere som fadder/mentor, og som også bør være tilgjengelige under tilsynsbesøkene. Fadder/mentor kan gjerne i tillegg være en av medrevisorene i tilsynslaget. Ellers bør også resten av tilsynslagets deltakere ha gjennomgått tilsynsopplæring inkludert opplæring i tilsyn utført som systemrevisjon, og ha nødvendige ferdigheter. I tillegg fremheves det viktigheten av å være godt kjent med føringene for oppfølging av lovbrudd, jf. Veileder for oppfølging av forebyggende (planlagt) tilsyn – hvordan bidra til endring (Internserien 6/2021).

Når størrelsen og sammensetningen av tilsynslaget skal bestemmes, bør følgende vektlegges:

• tilsynets tema, omfang, krav og antatt varighet
• relevant barnevernfaglig, helsefaglig og/eller sosialfaglig kompetanse
• relevant juridisk kompetanse
• ledelseskompetanse inkludert relevant organisasjonsforståelse og kunnskap om systematisk styring/internkontroll
• kompetanse om og erfaring fra tilsyn utført som systemrevisjon

Det bør alltid gjøres en vurdering av om tilsynslaget har nødvendig kompetanse og innsikt i aktuelle tjenester for å kunne gjennomføre virkningsfullt tilsyn. Dersom det konkluderes med at det ikke er tilfelle, bør det vurderes å leie inn en fagrevisor. Videre bør det alltid vurderes om det kan være hensiktsmessig å inkludere en pasient-/brukerrepresentant (ev. pårørenderepresentant) i tilsynslaget, som er godt kjent med aktuelle tjenester og aktuell pasient-/brukergruppe. Både fagrevisorer og representanter som inkluderes i tilsynslaget, må gis opplæring i tilsynsrollen, utøvelse av tilsyn og det oppdraget de skal delta i.

Ellers må det avklares at det ikke kan reises tvil om tilsynslagets uavhengighet. Det er egne regler – i forvaltningsloven kapittel II om ugildhet (inhabilitet). Tilsynsmyndigheten må sørge for at det ikke oppstår inhabilitet eller (andre) interessekonflikter. Dette gjelder for hele tilsynslaget, også for eventuelle fagrevisorer og pasient- og brukerrepresentanter.

Revisjonsleder representerer statsforvalteren under tilsynet, og skal sørge for at både gjennomføring av tilsynet og utarbeidelse og ferdigstillelse av tilsynsrapport er i tråd med vedtatte styrende dokumenter. Ved landsomfattende tilsyn inkluderer dette at revisjonsleder må følge opp at hele tilsynslaget er godt kjent med tilhørende veileder, og at tilsynet planlegges og gjennomføres i tråd med gitte føringer. Revisjonsleder har ansvar for fordeling av oppgaver i laget samt styring av prosessen underveis. Revisjonsleder har også ansvar for at det gis veiledning til revisorer som er under opplæring.

Når det gjennomføres tilsyn som omfatter flere saksområder (tjenesteområder) eller som skal utføres i samarbeid mellom flere embeter, må det avklares hvilket ansvar den enkelte avdeling eller det enkelte embete skal ha i forhold til revisjonsleders myndighet. Denne avklaringen må gjøres innen tilsynslaget begynner sin planlegging av tilsynet.

I noen sammenhenger er det hensiktsmessig å ha med observatører under tilsynet. Det å observere ved tilsyn er en vesentlig del av grunnopplæringen for ansatte hos statsforvalteren og i Statens helsetilsyn. Hvilken rolle og eventuelle oppgaver observatøren skal ha, vil blant annet avhenge av hvor i opplæringsløpet vedkommende befinner seg, og må avklares med revisjonsleder på forhånd.

Åpenhet og fortrolighet i intervjusituasjonen må tilstrebes, og derfor kan det kun helt unntaksvis gis adgang til å ha med observatører fra virksomheten eller fra andre som har en myndighetsrolle, siden dette kan påvirke intervjuene. Observatører fra pressen gis ikke anledning til å delta.

Veilederen gjelder for planlegging og gjennomføring av både landsomfattende tilsyn (LOT) og egeninitierte tilsyn. Når det gjelder LOT, har Statens helsetilsyn ansvar for beslutning av problemstilling/tema og tilhørende lovfortolkning. Dette utdypes og beskrives i egne veiledere.

Som beskrevet innledningsvis i kapittel 5, vil det kunne variere hva som er hensiktsmessig rekkefølge av prosessens ulike aktiviteter. Eksempelvis vil tidspunktet for når det er hensiktsmessig å ha eventuelt formøte kunne variere, i noen tilfeller i forkant og i noen tilfeller i etterkant av dokumentbestillingen.

Tekst fra flytskjemaet finner du her.

Ved forberedelser av tilsyn må tilsynsmyndigheten ta utgangspunkt i en eller flere problemstillinger som omhandler aktuelle tjenester som det skal føres tilsyn med. Ved valg av tilsynstema bør det tas hensyn til ved hvilke områder eller aktiviteter det er fare for svikt og manglende oppfyllelse av kravene i barnevern-, helse- og sosiallovgivningen, samt om eventuell svikt kan medføre alvorlige konsekvenser for aktuelle tjenestemottakere. Videre må tilsynsmyndigheten ta stilling til hvilken del av virksomheten som skal omfattes av tilsynet.

Ved landsomfattende tilsyn er det tatt stilling til disse forholdene ved utarbeidelsen av veilederen.

Tilsynets lengde er avhengig av antall og omfang av problemstillinger, og vil derfor kunne variere. Ved landsomfattende tilsyn er det et mål om harmonisert gjennomføring i hele landet, og derfor ikke ønskelig at tilsynets omfang endres.

Som en viktig del av forberedelsene må det avklares hvilke krav i barnevern--, helse-- og sosiallovgivningen som er relevante ut fra aktuelle problemstillinger. Lovgivningen er i hovedsak generelt utformet. Det vil derfor normalt være nødvendig å fortolke bestemmelsene for å forstå hvordan innholdet i lovkravene skal anvendes på konkrete problemstillinger, slik at de kan fungere som juridiske målestokker. Kravene vil avgjøre hvilket faktagrunnlag som må fremskaffes for å kunne konkludere med lovbrudd eller ikke.

Tilsynsmyndigheten må sette av nok tid og ressurser til forberedelser. Erfaringsmessig er forberedelser helt avgjørende for at tilsynet skal bli godt og virkningsfullt. Ved egeninitierte tilsyn må lovfortolkningsarbeidet utføres av statsforvalteren; det må utarbeides rettsregler/normer som faktum kan måles opp mot. Slike målepunkt/indikatorer må være tett knyttet opp mot kritiske trinn i aktuelle tjenester/tjenesteprosesser, kritiske trinn som virksomhetene bør følge med på som del av sin systematiske styring. Dette er et omfattende og viktig arbeid som krever kompetanse og innsikt i aktuelle tjenester. Det kan være aktuelt at flere enn tilsynslaget involveres. Oppstår det usikkerhet om kravene, vil det kunne bli krevende både å få oversikt over hvilke forhold som faktisk må undersøkes og vurdere om det skal konkluderes med lovbrudd eller ikke. Ekstra krevende vil det kunne bli i oppfølgingsfasen når det skal vurderes om eventuelle lovbrudd er rettet og om tilsynet kan avsluttes.

Uavhengig av om tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn eller det er egeninitiert, må det også avsettes tilstrekkelig tid og ressurser til å kunne opplyse saken tilstrekkelig, dvs. innhente nødvendig informasjon ved dokumentgjennomgang, intervjuer, befaringer med mer.

Når det er fastsatt hvilken virksomhet det skal føres tilsyn med, registreres tilsynet i NESTOR. Det vises i den forbindelse til egen veileder for registrering av tilsyn utført som systemrevisjon.

Tilsynsmyndigheten skal i rimelig tid (to til tre måneder) før tilsynsbesøket, sende et brev til aktuell virksomhet med varsel om tilsyn.

Noen ganger kan kortere varslingstid aksepteres, og i noen tilfeller vil det være mer hensiktsmessig med utvidet tid. Henvendelsen skal gå til virksomhetens øverste administrative leder (rådmann, foretakets direktør, leder for andre private virksomheter i barnevern--, sosial-- og helsetjenesten).

Hensikten med varselet er å

• gi generell informasjon om hva tilsynet vil omfatte, hvilke lovkrav virksomhetens praksis skal vurderes mot og hvilke(n) organisatorisk(e) enhet(er) som inkluderes i tilsynet
• foreslå tidspunkt for tilsynet og informere om tilsynslagets sammensetning, og hvilke nøkkelfunksjoner i virksomheten som bør være representert under tilsynet
• raskt få oppnevnt en kontaktperson som har god oversikt over aktuelle tjenester og aktuell(e) organisatorisk(e) enhet(er)

I tillegg til denne skriftlige meddelelsen, er det avgjørende at revisjonsleder holder kontakt med virksomhetens kontaktperson for å tilrettelegge de praktiske forholdene ved tilsynet. Denne kontakten er uvurderlig også for vår legitimitet og tillit som tilsynsmyndighet. God og respektfull kommunikasjon med virksomheten, gjennom hele tilsynsprosessen, er helt avgjørende for at vi skal få gjennomført et vellykket tilsyn og bidra til forbedringer i tjenestene, og slik lykkes med vårt samfunnsoppdrag.

Når det gjelder dokumentbestilling, er det viktig at vi ikke belaster virksomheten unødig. Dette er først og fremst for å unngå risikoen med å etterspørre dokumenter som virksomheten ikke har, men som de på grunn av bestillingen setter i gang å produsere for tilsynsmyndigheten og uten verdi for virksomheten selv. Derfor kan det være mer hensiktsmessig å avvente dokumentbestillingen til revisjonsleder har fått gjort nødvendige avklaringer med virksomhetens kontaktperson, om hvilke av virksomhetens dokumenter som er relevante for aktuelt tilsyn og hva som skal oversendes før tilsynsbesøket. Slik kan man også unngå å få oversendt dokumenter som er irrelevante for tilsynet.

Det vil i forberedelsen av tilsyn vanligvis være hensiktsmessig å samle noe bakgrunnsinformasjon, både om virksomheten, og eventuelt om den befolkning den yter tjenester til og om lokalsamfunnet.

Før tilsynslaget etterspør dokumenter fra virksomheten, bør det avklares om deler av den informasjonen allerede finnes hos statsforvalteren eller er tilgjengelig gjennom åpne kilder. Vær oppmerksom på hvorvidt denne informasjonen fortsatt er gyldig. Øvrige relevante styrende dokumenter etterspørres, og innhentes gjerne på forhånd. Det er viktig å være presis når dokumentasjonen etterspørres, og at bestillingen gjøres i tett samarbeid med virksomhetens kontaktperson, se kapittel 5.4. Ved behov kan ytterligere dokumentasjon innhentes under tilsynsbesøket.

Tilsynslaget må i tillegg legge vekt på å fremskaffe dokumentasjon og registreringer som sier noe om praksis (resultatdokumentasjon, se kapittel 4.5). Det må også for denne type dokumentasjon vurderes hva som bør innhentes på forhånd, samt hva som mest hensiktsmessig innhentes og gjennomgås under tilsynsbesøket.

Før tilsynsbesøket skal tilsynslaget gjøre seg kjent med foreliggende styrings- og resultatdokumentasjon, og vurdere innholdet opp mot aktuelle krav. Tilsynslaget må i vurderingen avklare ev. mangler og svakheter og hvilken informasjon som må fremskaffes under tilsynsbesøket.

Kommentar: Hvorvidt den dokumenterte styringen fungerer som forutsatt og gir de ønskede resultater, må ettergås nærmere under tilsynsbesøket.

Ved gjennomgang av dokumentene må tilsynslaget ta i betraktning virksomhetens størrelse, oppgaver og kompleksitet. I henhold til relevante krav om systematisk styring/internkontroll skal virksomheten dokumentere sin styring i det omfang som er nødvendig.

Både dokumentgjennomgangen og dialogen med virksomhetens kontaktperson vil gi kunnskap om oppgave- og ansvarsfordeling i virksomheten og dermed legge grunnlag for valg av hvem i virksomheten som skal intervjues. Det anbefales bruk av arbeidsdokumenter i form av huskelister, skjemaer med mer for å sikre innhenting av nødvendig informasjon, dvs. at tilsynets tema opplyses tilstrekkelig. I tillegg vil dokumentgjennomgangen legge grunnlag for hvilken informasjon om praksis som må innhentes fra andre informasjonskilder.

Tilsynsbesøket må planlegges slik at det er mulig å få supplert og bekreftet eller avkreftet den informasjonen som tilsynslaget har fått på forhånd.

Tilsynslaget skal nedtegne relevante dokumenter som er gjennomgått både i forberedelsene og under tilsynsbesøket, hvilken informasjon som fremkommer av dokumentene og hva som er funnet bevist og kan legges til grunn videre i tilsynet. Det anbefales bruk av egnede skjemaer eller andre arbeidsdokumenter i arbeidet med å systematisere og dokumentere informasjon fra dokumentgjennomgangen.

I forberedelsesfasen bør revisjonsleder, som beskrevet i kapittel 5.4, samarbeide med virksomhetens kontaktperson for å få oversikt over og tilstrekkelig forståelse av forholdene i virksomheten. En slik forståelse er blant annet avgjørende for innhenting av relevant informasjon inkludert valg av informanter. Det kan også noen ganger være nyttig for en siste avgrensning av tilsynets tema.

Dersom det er behov for å få et bedre oversiktsbilde av virksomheten, kan det være nyttig å avholde et formøte med virksomheten. Et slikt møte kan eventuelt også skje digitalt. Både spesialisthelsetjenesten, Bufetat, private virksomheter og kommunene kan ha organisasjonsmodeller og oppgavefordeling som gjør det nødvendig med et formøte for å få klarhet i ansvarsforholdene.

Som en del av forberedelsen av tilsynet, vil det også ofte være nyttig å innhente informasjon fra lokale pasient-/brukerrepresentanter, tjenestemottakere og pårørende. Samtaler med disse kan bidra til å gi et mer detaljert og konkret bilde av hvilke utfordringer virksomheten har med å oppfylle sine forpliktelser. Dette for å få bakgrunnskunnskap om områder med fare for svikt og mer konkret hvordan svikten kommer til uttrykk i tjenestene, overfor bestemte brukergrupper, konkrete tjenester/aktiviteter med mer.

I forberedelsen av noen tilsyn vil det i tillegg kunne være hensiktsmessig å ha møter eller samtaler med samarbeidende etater/virksomheter. Slik kontakt kan være nyttig for å få bakgrunnsinformasjon som kan bidra til at den videre informasjonsinnhentingen blir mer målrettet.

Etter at de oversendte dokumentene er gjennomgått og eventuelle formøter og andre forberedende møter er gjennomført, må de siste forberedelser og korrigeringer før tilsynsbesøket gjøres.

Før tilsynsbesøket bør det utarbeides nødvendige arbeidsdokumenter for innhenting og dokumentasjon av informasjon både fra intervjuer og fra gjennomgang av resultatdokumenter.

Det skal lages et program med tidspunktene for informasjonsmøtet, de enkelte intervjuer, eventuelle befaringer, gjennomgang av resultatdokumentasjon og det oppsummerende møtet. Det er viktig at det legges inn tid i programmet slik at tilsynslaget har anledning til å konferere, oppsummere fakta og foreta justeringer underveis. Det er også nødvendig å sette av tilstrekkelig tid til dokumentgjennomgang (herunder journalgjennomgang) og eventuelt ekstra intervjuer eller avklarende samtaler. Programmet bør sendes virksomheten to uker før tilsynsbesøket, slik at virksomheten kan styre tilstedeværelsen av ønsket personell.

Til møtet inviteres virksomhetens ledelse og alle som skal delta ved tilsynet. Deres deltagelse er av stor betydning for at helheten, sammenhengen og hensikten med tilsynet skal bli tydelig. Det er nyttig om virksomhetens ledelse og/eller kontaktperson har gjort tilsynsvarselet og tilsynsprogrammet kjent for alle informanter før dette møtet. Dette som et ledd i å bidra til forutsigbarhet og trygghet under tilsynet. Møtet arrangeres i virksomheten i et rom med plass til alle som vil bli direkte involvert i tilsynet. Det må på forhånd sørges for at nødvendige tekniske hjelpemidler er tilgjengelige. Revisjonsleder er møteleder.

På flytskjemaet: Informasjonskilder - Samle inn, bekrefte og vurdere informasjon -Faktum - Vurdere faktum mot kravene - Konklusjon - Oppfølging av tilsynet

Informasjon hentes fra flere kilder. Det er de tema/problemstillinger som skal undersøkes og tilhørende relevante krav, som bestemmer hvilken informasjon som skal innhentes. Målet med informasjonsinnhentingen er å få et mest mulig riktig og sant bilde av forholdene. Det forutsetter at innhentingen skjer på en systematisk måte, slik at alle relevante og nødvendige opplysninger kan bli vurdert. De viktigste informasjonskildene for de forholdene tilsynet har søkelys på, vil være virksomhetens informanter, i tillegg til styrende dokumenter og ikke minst virksomhetens resultatdokumentasjon. Ofte kan det også være aktuelt med informasjonsinnhenting gjennom befaring og/eller observasjon. All innsamlet informasjon må (løpende) dokumenteres.

Intervjuene må enkeltvis og samlet gjennomføres på en måte som sikrer mest mulig pålitelig informasjon. Hovedprinsippet er å velge informanter som fra forskjellige posisjoner og uavhengig av hverandre, kan bidra til beskrivelsen av hvordan virksomhetens praksis er, inkludert hvordan den styres og følges opp. Det er tilsynsmyndigheten som bestemmer hvem som skal intervjues. Ledere, ansatte og tjenestemottakere er viktige informasjonskilder. Det poengteres at intervjuene må gjennomføres slik at de ikke oppfattes som en kunnskapstest, men som ett av flere bidrag til å få et korrekt bilde av virksomhetens praksis.

Hovedregelen er at én og én medarbeider intervjues for seg. Dette gjøres for å legge til rette for mest mulig åpenhet i intervjusituasjonen og for å unngå at ukjente bindinger og relasjoner mellom informantene påvirker informasjonsinnhentingen. Eventuell manglende overensstemmelse i opplysninger fra ulike personer er viktig å få frem. Dersom ansatte for eksempel har ulik oppfatning av hvordan en prosedyre er å forstå, eller hva som er god og anbefalt praksis, er dette vesentlig informasjon i et tilsyn. Dette vil med større sannsynlighet fremkomme i et enkeltintervju enn i et gruppeintervju. Det er hva den enkelte «vet» og «gjør» som skal legges sammen med tilsvarende informasjon fra andre intervjuobjekter og øvrige kilder, til et samlet og helhetlig bilde.

Dersom tilsynslaget likevel finner det hensiktsmessig å intervjue flere personer samtidig, må det legges stor vekt på å unngå uønsket dynamikk og samhandling innad i gruppen som gjør det vanskeligere å få frem informasjon om fakta. Dersom flere skal intervjues samtidig, bør tilsynslaget derfor normalt sørge for at de aktuelle informantene befinner seg på samme nivå i organisasjonen, med tilsvarende ansvar og oppgaver. Dette gjelder også på ledernivå i virksomheten.

Informasjonen som fremkommer gjennom intervjuer, dokumentgjennomganger (inkludert forhåndsinnhentet dokumentasjon), observasjoner, befaringer med mer, vil være av ulik kvalitet. Bare informasjon som er tilstrekkelig sannsynliggjort og pålitelig, og helst ved at opplysninger fra flere og ulike kilder støtter opp om hverandre, kan betraktes som fakta og legges til grunn for tilsynsmyndighetens konklusjoner. Se kapittel 4.3 om sannsynlighetsovervekt. Når informasjonen drar i ulike retninger, må tilsynslaget gjøre en vurdering av hva som er mest sannsynlige fakta, og som kan legges til grunn.

Faktabeskrivelsen skal være presis, etterprøvbar og relevant ut fra de krav faktum skal vurderes mot.

Viktige premisser så langt

Problemstillingene/vurderingstemaene i tilsynet skal som tidligere angitt omhandle kontaktflaten mellom tjenesteyterne og tjenestemottakerne. Tilsyn utført som systemrevisjon skal undersøke om virksomhetene yter gode og trygge tjenester, inkludert om deres tiltak basert på kravene til systematisk styring/internkontroll bidrar til å sikre det.

Faktum skal nedtegnes, og presenteres for virksomheten i det oppsummerende møtet. Det skal sjekkes ut om tilsynsmyndigheten og virksomheten har lik forståelse av faktagrunnlaget, se kapittel 5.8.4. Kravene/målepunktene som er lagt til grunn, må også kunne forklares ved behov. Konklusjoner, enten det er lovbrudd eller ikke, skal bygge på et sannsynliggjort og dokumentert faktagrunnlag og en dokumentert tydeliggjøring av kravene som er lagt til grunn.

Faktagrunnlaget skal omfatte fakta om virksomhetens praksis inkludert styring av aktuell(e) tjeneste(r).

Vurdering av faktum mot krav og påfølgende konklusjon

Faktum må vurderes opp mot kravene for å kunne konkludere med lovbrudd eller ikke. Vurderingene skal bygge på faktagrunnlaget om virksomhetens praksis inkludert både resultater og styring, og kan indikere at virksomhetens praksis enten er i overensstemmelse eller i uoverensstemmelse med kravene. Dersom det er uoverensstemmelser mellom praksis og aktuelle krav, skal det konkluderes med lovbrudd. Det kan enten dreie seg om en direkte avdekket svikt i tjenestene eller at virksomheten driver med for høy risiko.

Det vil kunne variere hvor håndfaste fakta som kan framskaffes om svikt i tjenestene. Blant annet kan følgende føre til at tilsynslaget har begrenset mulighet til å innhente sikker informasjon om praksis:

• mangelfull dokumentasjon av praksis
• enkelte former for svikt forekommer sjelden, det gjelder også feil med potensielt alvorlige konsekvenser som vi bekymrer oss for
• svak kultur i virksomheten for å rapportere svikt

Også i slike situasjoner kan det være grunnlag for å konstatere lovbrudd. Utfordringen er å vurdere om virksomhetens risikostyring er tilstrekkelig, og begrunne hvorfor den eventuelt ikke er det. Hvis ledelsen ikke har kontroll med om virksomhetens resultater er i tråd med lovkravene, vil det være uakseptabel stor fare for svikt, og det må konkluderes med lovbrudd.

Ledelsen påvirker resultatene, dvs. kvaliteten på tjenestene, gjennom sin måte å styre på. Derfor er det satt krav om styring. En godt gjennomført systemrevisjon skal gi et bilde av sammenhengen mellom ledelsens styring og kvaliteten på virksomhetens tjenester. Lovbrudd skal knyttes opp mot aktuelle krav i barnevern-, sosial- og helselovgivningen. Ettersom kravene til systematisk styring/internkontroll inngår som en del av vurderingen av om tjenestene er gode og trygge, er disse kravene også en del av hjemmelsgrunnlaget for lovbrudd.

Det er en målsetting at tilsynslaget har nok informasjon og at det er gjort en bevisvurdering basert på innhentet informasjon, før oppsummerende møte. Videre er det den målsetting at tilsynslaget har sammenholdt faktagrunnlaget med kravene og formulert en foreløpig konklusjon.

Kommentar: Under et tilsyn utført som systemrevisjon fremkommer det av og til informasjon om forhold som ikke er gjenstand for vurdering i tilsynet. Statsforvalteren må vurdere om og på hvilken måte det skal følges opp. Eventuell oppfølging skal behandles som egen sak, og ikke som en del av det aktuelle forebyggende tilsynet. Informasjonen skal heller ikke omtales i rapporten fra tilsynet, men eventuelt påpekes i eget brev.

Tilsynsbesøket skal avsluttes med et oppsummerende møte. Deltakerne i møtet bør så langt som mulig være de samme som har bidratt med informasjon under tilsynet. Møtet er ikke et offentlig møte, så media eller andre utenforstående har ikke adgang.

Møtet ledes av revisjonsleder, og deltakerne i møtet registreres. Hensikten med møtet er å presentere innhentet informasjon med mål om å oppnå enighet om de faktiske forhold.

Enighet gir best utgangspunkt for forbedringer. Virksomheten har rett til å komme med innsigelser og skal sikres en reell mulighet til det. Dersom virksomheten fremlegger opplysninger som kan trekke faktum i tvil, må det vurderes om det skal gjennomføres ytterligere informasjonsinnhenting for å avklare de faktiske forhold. Det kan komme frem nye opplysninger i møtet som påvirker vurderingene av om det er lovbrudd eller ikke, men det kan også komme frem nye opplysninger som ikke har slik påvirkning. Et annet utfall kan være at omfanget av aktuelt lovbrudd påvirkes. Informasjon som revisjonsleder ikke finner tilstrekkelig sannsynliggjort, kan ikke legges til grunn og skal ikke tas med i vurderingene.

Dersom tilsynslaget har oppnådd enighet om faktagrunnlaget, eventuelt etter nødvendige justeringer i løpet av møtet, anbefales det å presentere en foreløpig konklusjon dersom det er mulig. Det må tas forbehold om selve formuleringen av konklusjonen, men tilsynslaget må være beredt til å forklare kravene som legges til grunn, det vil si innholdet i kravene med kilder og henvisninger.

Statsforvalteren bør imidlertid også håndtere og følge opp eventuelle innsigelser mot måten tilsynet er gjennomført på, kravene som legges til grunn og statsforvalterens vurderinger og konklusjoner.

Revisjonsleder skal informere om videre saksgang i forbindelse med tilsynet. Dette omfatter blant annet informasjon om utforming og utsendelse av utkast til rapport for kommentarer/innsigelser og om endelig tilsynsrapport, inkludert at den vil bli lagt ut på Helsetilsynets hjemmesider.

Videre bør det informeres om oppfølgingen av eventuelle lovbrudd og muligheten for at tilsynsmyndigheten kan gi pålegg, jf. Veileder for oppfølging av forebyggende (planlagt) tilsyn – hvordan bidra til endring (Internserien 6/2021).