3. Om utvelgelse av saker og bruk av egenkontrollskjemaet

Utvalget av saker skal være tilfeldig. Barnevernstjenesten skal ikke velge ut saker på bakgrunn av spesifikke kriterier som type bekymring, alvorlighetsgrad, kompleksitet, eller annet, da alle undersøkelsessaker betraktes som relevante for denne egenkontrollen.

Et utvalg på cirka 10 saker vil i de fleste tilfeller være overkommelig og gi et tilstrekkelig representativt bilde av praksis. (Men det er bedre med noe færre saker med grundig gjennomgang enn å gjennomgå mange saker på en overfladisk måte.) For å vise dagens praksis bør sakene være av så ny dato som mulig, og ikke være avsluttet for lengre enn 1 år siden. I mindre barnevernstjenester kan det være vanskelig å finne mange nok nye saker. Da får man nøye seg med færre saker.

Ved utvelgelse av saker bør barnevernstjenesten inkludere så mange som mulig av utfallene en undersøkelsessak etter barnevernsloven § 2-5 kan resultere i, nemlig:

• vedtatt å henlegge saken
• vedtatt å henlegge saken med mulighet for ny undersøkelse etter tredje ledd
• vedtatt å iverksette tiltak
• sendt begjæring om tiltak til barneverns- og helsenemnda

I halvparten av sakene bør utfallet være at barnevernet anbefalte tiltak, uavhengig av om det var frivillige hjelpetiltak eller om det ble sendt begjæring til nemnda. For eksempel kan dere ta utgangspunkt i de sist avsluttede undersøkelsene og se om alle de mulige utfallene er med. Mangler ett eller to av utfallene, får dere vurdere om den siste undersøkelsessaken i aktuell kategori er ny nok til å si noe om dagens praksis.

I interkommunale barnevernstjenester bør saker fra alle samarbeidskommunene gjennomgås, men ikke nødvendigvis saker i alle utfallskategoriene i hver kommune. Det kan bety at her er det nødvendig å gå gjennom flere enn ti saker.

Spørsmålene i egenkontrollskjemaet er valgt på grunnlag av funn etter det landsomfattende tilsynet i 2020-2021 om undersøkelser i barnevernet og andre tilsynsaktiviteter med samme tema. De temaene som belyses i spørsmålene, har vist seg å være særlig utfordrende og risikofylte. Vær oppmerksom på at spørsmålene ikke dekker alle lovkrav som gjelder for gjennomføring av undersøkelser.

Bakgrunnen for å begrense antall tema og spørsmål er at det skal være overkommelig for barnevernstjenestene å gjennomføre denne kontrollen. Videre er det et mål at arbeidsmåten skal ha overføringsverdi til andre områder; at barnevernstjenesten senere kan gjøre tilsvarende kontroller med andre områder basert på spørsmål de selv utvikler.

Egenkontrollskjemaet inneholder tre viktige tema/områder for undersøkelsesarbeid i barnevernet, med tilhørende spørsmål som viser ulike sider ved temaene:

• oppstart av undersøkelsen
• barnets helhetlige omsorgssituasjon og behov
• samlet vurdering

Egenkontrollen skal gjøres av barnevernstjenesten selv. Den enkelte tjeneste må vurdere hvem i tjenesten som skal gjøre kontrollen, men barnevernsleder og den/de som er ansvarlige for undersøkelsesarbeidet må være delaktig i gjennomgangene. Om mulig bør flere personer involveres i arbeidet med å lese og vurdere sakene. Dette vil bidra til at dere får en felles oppfatning av hva som vurderes og hva som skal til for å besvare spørsmålene med ja, eventuelt delvis eller nei. Den som har behandlet saken, bør ikke kontrollere saken selv, i alle fall ikke alene. Det er da en for stor mulighet til å lese for mye mellom linjene eller svare ut fra hva man vet er gjort – uten at dette gjenspeiles i dokumentene.

I utgangspunktet skal svarene finnes ved gjennomlesning av dokumenter i saksmappa til barnet. Hvis de ikke gjør det, kan opplysningene søkes ved samtale med saksbehandler. I tilfelle skal dette skrives inn i kommentarfeltet i skjemaet. Kommentarfeltet skal brukes til å notere hva som ble gjort for å klargjøre praksis (hva som har skjedd), ut over det å lese saksdokumentene. Her kan det også noteres hva konkret som mangler, enten i praksis eller dokumentasjonen. På dette steget skal praksis klargjøres. Å finne ut hvorfor det ble som det ble, kommer senere i prosessen – når det skal vurderes hva som skal gjøres for å forbedre kvaliteten på praksis (arbeidet).

Alle spørsmålene – unntatt 1.1. – skal besvares med enten ja, delvis eller nei. I spørsmål 1.1. etterspørres antall dager det går fra meldingen er mottatt til første undersøkelsesaktivitet er gjennomført.

Når de ulike spørsmålene skal besvares (med ja/delvis/nei), innebærer dette også en vurdering av kvaliteten av arbeidet. Dette er ikke bare en sjekkliste for en del aktiviteter. Det må også vurderes om de ulike aktivitetene er gjort på en tilfredsstillende måte. For eksempel når dere snakker med barnet: Det er ikke tilstrekkelig at det er snakket med barnet; hva det er snakket med barnet om og om dette er tilpasset barnets alder og modenhet er vel så viktig. Et annet eksempel kan være undersøkelsesplan: Det holder ikke å ha et dokument som heter undersøkelsesplan; den bør være utformet i samarbeid med familien og være en plan som blir brukt, og som justeres ved behov.

Dersom det er flere medarbeidere som skal gjennomføre egenkontrollen, er det viktig at dere tester ut om dere vurderer svaralternativene likt. Dette kan gjøres ved at alle leser de samme sakene til å begynne med og at dere sammenligner svarene deres. Dersom svarene varierer, må dere drøfte dere frem til en felles forståelse.

Under hvert egenkontrollskjema er det satt inn noen refleksjonsspørsmål. Disse er ment å skulle løfte dere litt over alle detaljene i saken, se ev. mønster, kjennetegn ved saken og tanker om hvorfor arbeidet ble gjort slik i denne saken.

Når alle egenkontrollskjemaene er utfylt, sammenstilles svarene i et samleskjema. Bildet som kommer frem i arbeidet med å fylle ut egenkontrollskjemaene og samleskjemaet, vil danne grunnlag for barnevernstjenestens vurdering av egen praksis og om dere ser et forbedringsbehov.

Barnevernstjenesten skal sende samleskjemaet til Helsetilsynet og statsforvalteren innen 31.12.2024. 

I arbeidet med både egenkontrollskjema og samleskjemaet vil dere gjøre dere refleksjoner av om det er mønster eller kjennetegn på saker hvor krav ikke er ivaretatt, og om hva som kan være årsaker til at det har blitt slik i disse sakene. Disse refleksjonene er det viktig å ta med dere inn i arbeidet med å gå metodisk frem for å finne ut hva som skal til for å korrigere det som er sviktområde i deres tjeneste.

I denne tilsynsaktiviteten vil statsforvalterne gi dere tilbud om veiledning om hvordan dere kan gå kunnskapsbasert og metodisk frem for å finne egnede tiltak og lage en plan for implementering av disse tiltakene. Dette er en plan som skal være et verktøy for dere selv, men dere skal sende statsforvalteren en kopi, slik at de er informert om at dere prioriterer forbedring av avdekte sviktområder og når dere forventer å kunne gjøre ny egenkontroll for å se om tiltakene dere iverksetter virker. Fristen for å sende inn denne planen er satt til 31.12.2024. Ved behov for å justere fristen for forbedringsarbeidet, kan dere avtale dette direkte med statsforvalteren. Mer informasjon om forbedringsarbeid og veiledningen dere har tilbud om finner dere i kapittel 5.

Dersom barnevernet vurderer at det ikke er behov for forbedringer, er det fint om dere gir statsforvalterne en kort tilbakemelding om hva dere gjør for å sikre god kvalitet på undersøkelsesarbeidet.

• Til Helsetilsynet sendes samleskjema på epost til med emne «Tilsynsaktivitet barnevern 2024-2025».
• Statsforvalteren i ditt fylke vil opplyse hvilken adresse dere skal bruke for å sende dem både samleskjema og ev. plan for forbedringsarbeidet.

Innsending av samleskjema og planer kommer på statsforvalternes og Helsetilsynets postlister. Postlistene er offentlige. Vær derfor nøye med å ikke skrive sensitive eller taushetsbelagte opplysninger i disse dokumentene.

Statsforvalteren skal gi Helsetilsynet en samlet oversikt fra sitt fylke over hvem som deltar i tilsynsaktiviteten og hvem av disse som har sendt samleskjema og plan for forbedringsarbeid innen utgangen av januar 2025.