4. Styring og kontroll av virksomheten

Helsetilsynet har et system for internkontroll knyttet til måloppnåelse, økonomifor­valtning og etterlevelse av regelverk mv. Styringssystemet beskriver rutiner og pro­sedyrer på virksomhetsområder, sikkerhet, risikostyring, avvikshåndtering og ledelsens gjennomgang av virksomheten. I 2023 gjorde Helsetilsynet avrop på felles avtale for anskaffelse av kvalitetssystem i helseforvaltningen, og startet innføringen av et nytt kvalitetsstyringssystem. Systemet inneholder blant annet moduler for avvikshåndtering, styrende dokumenter, virksomhetsplanlegging, personvern og risiko. Innføringen vil fortsette i 2024.

Helsetilsynet har samlet arbeid med intern sikkerhet og beredskap, herunder arbeid med informasjonssikkerhet og personvern, i avdeling for virksomhetsstyring. Avdelingen har det samlede ansvaret for styrende dokumenter innen sikkerhet, systematisk sikkerhetsstyring, og det strategiske ansvaret for sikkerhetsområdet med tilhørende risikostyring.

Helsetilsynets kriseplan skal sikre at relevant informasjon hentes på forsvarlig og koordinert måte hvis det skjer en ekstraordinær situasjon. Informasjonen kan ved behov gi grunnlag for råd og veiledning eller ev. pålegg hvis situasjonen krever det. Helsetilsynet har kun operativ beredskapsoppgave i forbindelse med streikesituasjoner, med å overvåke helsemessige konsekvenser av lovlige arbeidskonflikter. Denne beredskapsoppgaven følger egen prosedyre når behov inntreffer.  

I 2023 ble det opprettet et prosjekt for å jobbe mer enhetlig med sikkerhet, og en felles tilnærming til sikkerhetsarbeidet som også inkluderer et samlet målbilde for informasjonssikkerhet og et helhetlig styringssystem. Dette arbeidet vil fortsette i 2024 for å styrke systematikk i arbeidet med informasjonssikkerhet, personellsikkerhet og fysisk sikkerhet.

Helsetilsynet har, sammen med Norsk Helsenett (NHN) og Statsforvalterens Fellestjenester (STAF), i 2023 gjennomført flere tiltak og aktiviteter for IKT-tjenester og infrastruktur for å øke robustheten i vår IKT-portefølje.

I forbindelse med Helsetilsynets årlige virksomhetsplan utarbeides det risiko- og sår­barhetsvurderinger knyttet til måloppnåelse og gjennomføring av virksomhetsplanen.

Ledelsens gjennomgang av virksomheten skjer hvert tertial. Ledelsens gjennomgang er en systematisk og målrettet oppfølging av Helsetilsynets aktiviteter, prosesser, resultater og styringssystem. Gjennomgangen støtter opp under vår evne til å levere tjenester og produkter iht. bestemte krav som stilles av våre oppdragsgivere (HOD, BLD, AID og JD) og lovgiver, i tråd med interne krav, og på en måte som møter brukernes legitime forventninger. Gjennomgangen skal dessuten sikre at vi bygger prosesser for kontinuerlig forbedring i virksomheten.

Ved utløpet av 2023 hadde Helsetilsynets 127 ansatte, derav 4 midlertidig ansatt. I løpet av 2023 har totalt 4 medarbeidere hatt midlertidige stillinger, derav 3 kvinner og 1 mann.

Gjennomsnittsalderen i Statens helsetilsyn var 51 år per 31. desember 2023 og 26 av 129 ansatte er 62 år eller eldre. Statens helsetilsyn ansetter en stor andel arbeidstakere med lang arbeidserfaring, noe som er med å forklare den relativt høye gjennomsnittsalderen og andelen ansatte over 62 år.

Statens helsetilsyn legger til rette for eldre arbeidstakere ved blant annet mulighet for fleksible arbeidsformer. Som et virkemiddel for å stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren, gis alle ansatte over 62 år tjenestefri med lønn i 14 dager per år (8 dager er avtalt sentralt og 6 dager er avtalt lokalt, jf. HTA § 5.6.1).

Statens helsetilsyn har som mål at sykefraværet skal være under 4 pst. Sykefraværet har vært relativt stabilt og lavt de senere årene, men har økt noe i 2023. Sykefraværet i 2023 har vært på 4,40 pst. I 2022 var det på 3,58 pst.

Statens helsetilsyn har vurdert muligheten for å ta inn lærlinger i 2023, men dette har ikke vært mulig grunnet få egnete arbeidsoppgaver. Dette skyldes blant annet at flere oppgaver hvor det ville vært aktuelt å hente inn lærlinger, ivaretas av Norsk helsenett.

I Statens helsetilsyn var det 127 ansatte pr. 31. desember 2023. Av de ansatte er 95 kvinner og 32 menn. Dette gir en kvinneandel på 75 pst. Kvinneandelen har økt jevnt de siste årene.

Figur 23 Utvikling i antall ansatte og fordeling mellom kjønn

Tabell 11 viser antall ansatte i ulike stillingskategorier samt forholdet mellom kvinner og menns lønn. Medarbeidere i lave stillingsbrøker (20 pst. eller mindre) er holdt utenfor statistikken da disse vil gi et skjevt bilde av lønnsstatistikken.

* herunder særlig uavhengige stillinger (ass.direktør og fagdirektør)

** stillingsprosent <20% ikke innarbeidet i tallgrunnlaget

*** ansatte i permisjon per 3112 er talt med

Kvinners andel av menns lønn i 2023 er 89 pst.

Det er en overvekt av kvinner, særlig i de yngste aldersgruppene som er i starten av sin yrkeskarriere. I den eldste aldersgruppen av ansatte, jevner antallet kvinner og menn seg ut.

Helsetilsynets mannlige medarbeidere er i stor grad leger og andre høytlønnede yrkesgrupper. Disse strukturelle forholdene er med på å forklare lønnsulikhetene mellom kjønn på virksomhetsnivå.

Hovedregelen er at stillinger kunngjøres som heltidsstillinger. I enkelte tilfeller åpner vi for bruk av deltidsstillinger, da det kan være nyttig å rekruttere helsepersonell som kombinerer klinisk virksomhet med jobb i Helsetilsynet. I tillegg har vi jusstudenter i deltidsstillinger som behandler innsynsbegjæringer.

Enkelte medarbeidere arbeider deltid av hensyn til behovet for tilpasset arbeidstid i ulike livsfaser. Deltid benyttes der begge parter ønsker en slik ordning. I 2023 arbeidet 13 kvinner og 7 menn deltid.

I Helsetilsynet hadde 4 kvinner og ingen menn uttak av foreldrepermisjon i løpet av 2023, noe som tilsvarer totalt 70 uker. Tallene viser bare uttak av permisjon som er gjort i 2023 selv om permisjonsperioden kan strekke seg over tre år. Dette gjør det utfordrende å se sammenhenger og avdekke eventuelle skjevheter i uttak av permisjon basert på kjønn. Kvinner er overrepresentert blant våre yngste medarbeidere, noe som gir utslag i uttak av foreldrepermisjon.

Arbeidet med likestilling, ikke-diskriminering og inkludering er ivaretas i overordnede dokumenter og prosesser:

• Helsetilsynet arbeider med aktivitets– og redegjørelsesplikten (ARP). Risikoer for diskriminering og hindre for likestilling er definert mulige årsaker er analysert. Arbeidet med ARP internt har gitt økt oppmerksomhet rundt ulike problemstillinger rundt likestilling og diskriminering.
• Helsetilsynets lønnspolitikk er utarbeidet i samarbeid mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte og inneholder ulike lønnspolitiske mål, kriterier for lønnsfastsettelse og arenaer for lønnsutvikling. Det er blant annet mål om at lønnssystemet skal bidra til å fremme reell likestilling mellom kjønn og motvirke ikke-formålstjenlige lønnsforskjeller.
• I en intern, årlig rapport på personalområdet, blir detaljert status på en rekke områder presentert. Resultatene benyttes som indikatorer for status i virksomheten, og kan danne grunnlag for endringer og forbedringstiltak.
• Statens helsetilsyn fortsetter arbeidet med å bli en mer inkluderende virksomhet. Dette gjøres særlig i forbindelse med rekruttering. I 2023 hadde vi en rekrutteringsprosess gjennom Nav som resulterte i en ansettelse av én person med funksjonsnedsettelse.

Helsetilsynet har en moderat bruk av konsulenttjenester innen fagområder vi selv ikke har kompetanse på. Dette gjelder særlig kjøp av konsulenttjenester knyttet til digitaliseringsarbeid, juridisk bistand og etablering og innføring av kvalitetssystem i Helsetilsynet.  Helsetilsynet har planer om utvikling av et felles fagsystem for statsforvalterne og Helsetilsynet, og benytter konsulentbistand til denne tidsavgrensede oppgaven. Helsetilsynet har ikke benyttet kjøp av konsulenttjenester fra kommunikasjonsbransjen i 2023. Regnskapet for 2023 viser et forbruk på 7 mill. kroner til kjøp av konsulenttjenester (konsulenttjenester innen økonomi og juss, til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., til organisasjonsutvikling, samt til øvrige konsulenttjenester).

Helsetilsynets medarbeidere har i hovedsak tjenestested Oslo, men har også mulighet for å jobbe hjemmefra inntil to dager per uke. Arbeid hjemmefra er regulert gjennom individuelle avtaler mellom Helsetilsynet og den enkelte medarbeider. Medarbeidere som jobber hjemmefra gis opplæring i hvordan utstyr og systemer skal benyttes for å ivareta kravene til sikkerhet og personvern.

Helsetilsynet har også i enkelte tilfeller, og etter en konkret vurdering, åpnet for at medarbeidere kan ha permanent hjemmekontor eller et annet tjenestested enn Oslo.

Helsetilsynet og statsforvalterne utgjør en helhetlig og sammenhengende tilsynskjede innenfor Helsetilsynets ansvarsområder. Det innebærer at store deler av tilsynet utføres av ansatte regionalt i fylkene. I enkelte tilfeller har medarbeidere i Helsetilsynet mulighet for å ha kontorsted hos statsforvalteren.