Del 2 Sentrale funn

I denne delen vil vi framstille funn frå tilsynsrapportane for kvart av dei fire undersøkingsområda. Til slutt vil vi òg ta med funn om styring og leiing av barne- og avlastingsbustadene. Først vil vi omtale overordna funn.

Av dei 67 tilsyna vart det i 16 av tilsyna konkludert med at det ikkje var brot på krava som vart undersøkte. I 51 av tilsyna vart det konkludert med lovbrot, det utgjer 76 % av tilsyna.  

Det er variasjon i omfanget av lovbrota. I nokre av bustadene vart det avdekt lovbrot på alle område som vart undersøkte, medan andre hadde lovbrot på færre område.

Diagrammet og tabellen under viser oversikt over talet på lovbrot per undersøkingsområde.

Fordeling av lovbrot

«Samlet sett mener Statsforvalteren at boligen ikke har tilstrekkelig informasjon om barnas behov for opplæring og habilitering og at det ikke er systematisk innhenting og dokumentasjon av nødvendig informasjon. Det er høy risiko for at ikke alle ansatte får nødvendig informasjon ved endringer i barnas situasjon og behov.» Statsforvaltaren i Oslo Viken

For å kunne planleggje for eit forsvarleg tilbod medan barna har opphald i barne- og avlastingsbustaden, må bustaden ha nødvendig informasjon om barna. Å hente inn informasjon vil vere ein kontinuerleg prosess som startar når foreldre søkjer om avlasting og held fram så lenge barna har opphald i barne- og avlastingsbustad. Ved oppstart er det behov for å kartleggje den totale livssituasjonen og behova til barna, deretter vil det vere behov for å sikre at informasjonen er oppdatert.

Kartlegginga før oppstart i bustaden skal mellom anna gje kunnskap om behovet barna har for habilitering, og om dette allereie er sett i verk. Noko av kartlegginga kan vere gjort i samband med tildeling av avlasting, men som regel vil barne- og avlastingsbustaden ha behov for å hente inn ytterlegare opplysningar. Det er foreldra og barna som er nærast til å gje slike opplysningar, men foreldra kan samtykke til at bustaden kan hente inn informasjon direkte frå aktuelle instansar. Familien skal vidare ha fått tilbod om koordinator, og denne skal òg ha oversikt over kva instansar som er aktuelle å hente inn informasjon frå.

Den jamlege innhentinga av informasjon må vere sett i system slik at bustaden sikrar at dei har oppdatert informasjon om barna. Dette omfattar at barna får medverke ut frå nivået sitt og med kommunikasjonsforma si og at tilbakemeldingane til barna blir med som oppdatert informasjon. Det omfattar vidare at det er lagt til rette for informasjonsflyt i overgangar frå heim til bustad, og/eller barnehage/skule til bustad. For overordna samarbeid og informasjonsflyt mellom bustaden og relevante instansar er bruk av barnekoordinator og individuell plan (IP) sentrale verkemiddel i systematiseringa av informasjonsutvekslinga. 

Tilsynet avdekte relativt få brot på krava om å hente inn informasjon om barnet og situasjonen barnet var i. Tilsynet viste at mange av bustadene hadde ei systematisk innhenting av informasjon om barna sine behov, og dermed hadde tilstrekkeleg informasjon til å vurdere mål og tiltak for habilitering.

Mange av barna hadde vore gjennom ei kartlegging ved søknad om avlasting, inkludert obligatorisk IPLOS-kartlegging. Dette var informasjon som bustaden kunne byggje vidare på. I tillegg fekk ein del foreldre og barn besøkje bustaden før oppstart. Kartleggingane vart lagde inn i journalen til barna.

I dei 25 bustadene som fekk konstatert lovbrot på innhenting av informasjon, var innhenting av informasjon frå andre instansar variabel. Bustadene hadde ikkje etablert rutine for systematisert innhenting av informasjon frå andre instansar. Nokre bustader mangla informasjon om diagnosane til barna og annan medisinsk informasjon. Det var bustader som ikkje kjende til at barna hadde habiliteringsmål og tiltak som vart gjennomført i skulen. Som følgje av dette hadde ikkje bustaden oversikt over behova og ressursane til barna. Dermed vart det ikkje mogleg å arbeide med mål og tiltak basert på behovet til barna. Gjennomgåande var det henta inn meir informasjon om behovet til barna enn om ressursane deira og eigne ønske.

«Det går fram av tilsendt dokumentasjon og journal at barn ikkje har fått koordinator eller IP, sjølv der pårørande har uttrykt ønskje om det eller der det er behov for det. Det går fram i intervju med tilsette og samtalar med pårørande at barn ikkje får dei koordinatortenestene dei har behov for, og at det i fleire saker er lite eller ingen kontakt mellom pårørande og koordinator. Det er lite eller ingen medverknad frå barn og foreldre.»Statsforvaltaren i Vestland

Ein føresetnad for god informasjonsflyt er verktøy for samarbeid. Barn med så komplekse behov skal ha tilbod om ein individuell plan (IP), og ein koordinator for å sørgje for at barna får god koordinert hjelp. Det er ikkje alle statsforvaltarar som har teke med informasjon om IP og koordinator i rapportane sine. Dei tilsynsrapportane der slik informasjon er inkludert, viser at det var barn som verken hadde koordinator eller IP. For dei barna som hadde IP og koordinator, hende det at dei tilsette ikkje hadde tilgang til barnas IP, eller at dei ikkje brukte han aktivt.

«Kommunen har ikkje rutine eller ein fast praksis for å innhente informasjon frå foreldre og andre i samband med eit avlastingsopphald. Informasjonsoverføringa mellom avlasting og heim, og avlasting og skule, ber preg av uformell informasjonsoverføring. Informasjonen blir heller ikkje dokumentert.» Statsforvaltaren i Møre og Romsdal

Etter at barna flytta inn i bustaden eller starta avlastinga si, vart informasjon om barna i stor grad gjeven munnleg frå foreldre til dei tilsette i bustaden ved henting og levering av barna. Nokre brukte òg app eller meldingsbøker som følgde barna. Det same gjaldt for informasjon frå skulepersonell der barna kom til bustaden frå skulen med skuletransport. Det var ikkje alltid avklart korleis informasjon om endringar i barna sine behov skulle gjevast, til kven og på kva måte. Det varierte òg om munnleg informasjon vart gjeven vidare til andre tilsette eller skriven ned.

Barna hadde journal, men informasjon om barna kunne òg finnast andre stader, som i brukarpermar, e-postutveksling, sms-kommunikasjon, Teams, meldingsbøker, appar og tavler for informasjon. Når det vart gjennomført samarbeidsmøte eller ansvarsgruppemøte, vart det i varierande grad ført referat. Der det vart ført referat, vart dette ikkje alltid lagra i journalen til barnet. Informasjon frå slike samarbeidsmøte vart derfor ikkje nødvendigvis delt med dei som arbeidde med barna.

For at informasjonen som jamt blir henta inn skal vere til nytte for barna, må bustaden sikre at dei tilsette har tilgang til oppdatert informasjon. Det å ha overlapp mellom vaktene slik at dei tilsette kan dele informasjon, er ein måte å sikre at dei tilsette blir oppdaterte på. I dei bustadene som organiserte overlapp mellom vakter, uttrykte dei tilsette at dette var verdifullt for dei. Tilsynet viste at det i liten grad var sett av tid til overlapp mellom vakter, og andre tiltak for oppdatering av informasjon var heller ikkje alltid på plass.

Det var mange bustader som henta inn relevant informasjon frå andre instansar. Informasjon om behova til barna vart oppdatert i ansvarsgruppemøte og samarbeidsmøte med skule/ barnehage, helsetenesta og andre relevante tenester og der foreldre òg deltok. 

I tillegg til faste møte med eksterne instansar og foreldre, er det viktig med faste interne møtearenaer der tilsette kan bli oppdaterte og dele informasjon. Sjølv der det blir nytta overlapp mellom vakter, vil det vere behov for andre møtearenaer. Det var få av bustadene som hadde system for slike møte, og dei tilsette etterlyste fleire arenaer der dei kunne diskutere behova og utfordringane til barna. Nokre av bustadene gjennomførte slike møte ved behov, andre hadde faste møte med rom for informasjonsutveksling og drøfting.

Mange bustader hadde gode system for å hente inn informasjon ved oppstart og for å ha oppdatert informasjon, til dømes ved at

• foreldra fylte ut eit kartleggingsskjema før første opphald
• foreldra og barna fekk møte bustaden før oppstart
• tilsette besøkte skule/barnehage for å sjå korleis dei arbeidde
• det vart laga ei “mi livshistorie” for barna med oversikt over viktige opplysningar om korleis barna fungerer og behovet deira for bistand
• informasjonen vart journalført og eller lagd i fagsystem
• informasjonen vart oppdatert gjennom jamleg munnleg kontakt med foreldre og kontaktbok
• det vart halde ansvarsgruppemøte 2–4 gonger i året der foreldre bidrog

«Kommunen sikrer ikke at den informasjonen som er innhentet om barn i avlastning i tilstrekkelig grad brukes for å identifisere behov for habilitering/opplæring. De tiltaksplanene vi har sett nærmere på er mangelfulle. Ikke alle barna har definerte tiltak utfra behov, og der det er iverksatt tiltak er det uklart hvordan gjennomføringen skal foregå, og målene er til dels uklare.» Statsforvaltaren i Agder

Informasjonen som er henta inn om situasjonen for barna, skal brukast for å identifisere behov barna har, inkludert behov for habilitering. Kartlegginga bør kunne gje informasjon om at det alt er sett i verk mål og tiltak for habilitering, om dette er tilrådd frå instansar barna er i kontakt med, eller om informasjon tilseier at det er eit behov for å setje nye habiliteringsmål og tiltak.

Både den faglege vurderinga av kva som skal vere målet og tiltaka for barna, og det å utforme og vurdere korleis tiltaka skal gjennomførast, må skje i samarbeid med barna/foreldra og eventuelt med andre relevante instansar.

Resultatet av den faglege vurderinga skal dokumenterast i journalen til barna og inngå i ein plan for opphaldet til barna i barne- og avlastingsbustaden. Slike planar blir ofte omtalte som tiltaksplanar og skal støtte god fagleg gjennomføring av habilitering til barna.

Over halvparten av bustadene klarte ikkje å bruke den informasjonen dei samla inn, godt nok til å identifisere behovet til barna for habilitering og lage gode mål og tiltak for å dekkje behovet.

Tilsynet viser at det var utforma tiltaksplan for dei aller fleste barna. Frå dei bustadene som ikkje hadde utforma dette, vart det uttrykt at det ikkje var sett av tid til å lage tiltaksplanar for barna. I ein hektisk arbeidskvardag vart dette nedprioritert, og må-oppgåvene vart viktigast. Der det var tiltaksplanar, varierte likevel innhaldet i desse i stor grad.

Både måla for habilitering og tiltaka for å nå måla var gjennomgåande for lite konkrete. Dette medførte at tiltaksplanane ikkje fungerte som gode verktøy i det daglege for dei tilsette, og gjorde det vanskeleg for fagansvarleg å evaluere om dei hadde effekt.

Nokre bustader hadde mål utan skildringar av tiltak, og nokre hadde skildringar av tiltak utan tydelege mål. Mål og tiltak var i tillegg berre delvis knytte til habilitering. Målet kunne til dømes vere “god tannhygiene”, og tiltaket kunne vere hjelp til å pusse tennene. Det definerte målet burde vore å klare å pusse tennene sjølv, og tiltaket å øve på sjølvstendig tannpuss.

Der bustaden ikkje hadde all informasjon om barna, vart det ikkje utforma tiltak som barna hadde behov for, samtidig som det vart utforma tiltak som ikkje var relevante for barna. I tilsynet vart det òg avdekt at sjølv om fagansvarleg hadde nødvendig informasjon for å kunne lage habiliteringsmål og tiltak for barna, vart ikkje informasjonen brukt. Det var mange tilfelle av dårleg samsvar mellom det behovet som var uttrykt av faginstansar rundt barna, og dei måla og tiltak som fanst i tiltaksplanen til barnet. Konsekvensen vart at det ikkje vart jobba med viktige habiliteringsområde for barna. Fleire statsforvaltarar har konstatert lovbrot på plikta til samordning av tenester for barna for å gjere det tydeleg at dette ikkje var på plass.

I ein del bustader var det intern variasjon i utforming av mål og tiltak for barna. Nokre barn hadde både definerte mål og tiltak, andre hadde berre mål eller berre tiltak, medan nokre verken hadde mål eller tiltak. Det kunne til dømes vere fleire barn i ein bustad som hadde tiltaksplanar utan konkrete mål og tiltak, medan det for eitt barn var gode mål, tiltak og prosedyrar utforma i samarbeid med fysioterapeut. Eller at berre eitt av barna hadde mål for språkutvikling, sjølv om alle barna i bustaden hadde behov for dette.

Statsforvaltarane såg at det i ein god del av bustadene eksisterte ei haldning om at avlasting var fritida til barna, og at det dermed ikkje var nødvendig å forhalde seg aktivt til habilitering. Det viktigaste var at barna var trygge, at dei gjorde hyggelege ting og hadde det bra. Fleire statsforvaltarar meinte at denne haldninga verka inn på manglande utforming av mål og tiltak.

For at medverknaden frå foreldre og barn i utforming av mål og tiltak skal vere reell, må dei involverast ved at dei får høve til å gje og få relevant informasjon. Det er viktig at foreldre veit kven dei kan kontakte når dei har spørsmål eller informasjon. Informasjon frå foreldre og barna sjølv er svært viktig for å kunne utforme gode mål og tiltak for habiliteringa.

Det er konstatert åtte lovbrot på rett til medverknad for foreldre og barn. Dette er eit relativt lågt tal, og skal tolkast med varsemd fordi mange statsforvaltarar har innlemma informasjon om manglande medverknad i andre påpeika lovbrot. Sjølv om ein del foreldre opplevde kontakten med bustaden som god, var det varierande kor reell medverknad foreldre og barn faktisk hadde. Foreldre og barn fekk gjennomgåande i liten grad delta i utforminga av mål og tiltak. Dei var ofte ikkje kjende med innhaldet i tiltaksplanen til barna. Ein del foreldre visste ikkje at barna hadde mål og tiltak som skulle gjennomførast under opphaldet, og kjende ikkje til at det eksisterte ein slik plan. Fleire foreldre opplevde å ikkje bli høyrde når dei bad om at det vart utarbeidd mål og tiltak for barnet deira.

Nokre av bustadene utarbeidde gode mål og tiltak for barna. Kjenneteikn ved dei som får det til, er:

• Det er utarbeidd mal for utforming av tiltaksplanar, dette sikrar like planar.
• Det er avklart kven som har ansvar for å utarbeide tiltaksplanar.
• Utforming av mål og tiltak skjer i samarbeid med barna, pårørande og andre instansar.
• Det er tydelege overordna mål, delmål og tilhøyrande tiltak som er forankra i dei utfordringane og ressursane barna har.
• Det er samanheng mellom mål, tiltak og framgangsmåte for gjennomføring.
• Mål og tiltak er tydeleg definerte som habilitering.
• Mål, tiltak og framgangsmåte/prosedyre blir dokumentert i journal, og det er jamleg kontroll av journalføring.
• Alle tilsette er kjende med og har tilgang til informasjon om kva rutinar som gjeld, kva mål som er sette for habilitering av barna, kva tiltak som skal gjennomførast og korleis.

«Når det ikke foreligger systematiske tiltak knyttet opp til mål om bedret eller opprettholdt funksjonsnivå hos noen av barna, kan det heller ikke gjennomføres slike tiltak. Det kan likevel være aktiviteter som gjøres med barna hvor barna blir stimulert til økt eller opprettholdt funksjonsnivå. Vi ble i intervjuer fortalt om slike aktiviteter. Det ble fortalt at slike aktiviteter ikke var satt i system og de var tilfeldige og personavhengige. Det var gjennomgående lite journaldokumentasjon som beskrev hvordan aktiviteter med barna ble gjennomført.» Statsforvaltaren i Oslo og Viken

Dei tilsette må vere kjende med målet og tiltaka for barna, vite korleis tiltaka skal gjennomførast, og følgje dette i praksis. Dei må òg vere kjende med eventuelle endringar i situasjonen for barna. Gjennomføring av habilitering skjer i samhandling med barna. Dette inneber at dei tilsette må ha kunnskap om situasjonen for barna og dei faglege tilnærmingane som tek vare på dei særskilde behova barna har.

Gjennomføring av tiltak skal dokumenterast i journalen til barna ved kvar vakt, og gje tilstrekkeleg informasjon om gjennomføringa av habiliteringa. Fagleg ansvarleg og/eller verksemdsleiar skal følgje med på at tiltak blir gjennomførte, og at dei er samsvar med behova til barna. Målet og tiltaka i tiltaksplanen skal jamleg oppdaterast.

Dei fleste statsforvaltarar som konkluderte med lovbrot på utforming av mål og tiltak, konkluderer òg med lovbrot på gjennomføring. Dette er naturleg, sidan dårleg utforma mål og tiltak, eller mangel på mål og tiltak, gjer det vanskeleg å gjennomføre dei i praksis.

Dersom bustadene skal gjennomføre habilitering i praksis, er det ikkje tilstrekkeleg at det er utarbeidd gode og konkrete mål og tiltak. Mange av barna i bustadene har komplekse utfordringar der tiltaka som blir sette i verk, krev eigne rutinar eller prosedyrar for gjennomføring. Det fanst i liten grad gode rutinar eller prosedyreskildringar for gjennomføring av tiltak. Dei tilsette var ikkje samkøyrde på gjennomføring av tenesta, og var i nokre tilfelle usamde om prosedyrane, med den konsekvensen at gjennomføringa vart avhengig av vurderinga til den enkelte som er på vakt, og ikkje basert på ein felles prosedyre. Dette førte til at det vart vanskeleg for den som hadde eit fagleg ansvar for tenestetilbodet, å følgje med på praksis, noko som igjen kunne føre til at barna ikkje fekk dei tiltaka dei hadde behov for.

«Det er ingen i boligen som har kompetanse på tegn til tale, som x av barna er helt avhengig av for å kunne kommunisere.» Statsforvaltaren i Innlandet

Brukarmedverknad i gjennomføringa handlar i stor grad om at barna blir møtte ut frå føresetnadene sine, og at det blir lagt vekt på reaksjonane og tilbakemeldingane frå barna. Ein stor del av bustadene med lovbrot på dette punktet, brukte likevel ikkje kommunikasjonshjelpemiddel i den daglege omgangen sin med barna. Det var i liten grad opplæring i bruk av desse, og det var få retningslinjer for bruk av Alternativ og supplerande kommunikasjon (ASK). I praksis tyder dette at det var vanskeleg eller umogleg for dei tilsette å kommunisere med barna.

I tillegg til manglande opplæring i ASK, var det mange tilsette som uttrykte at dei hadde fått mangelfull opplæring før dei vart sette til å gjennomføre tenester, særleg på konkrete fagleg spesialiserte tiltak. I nokre svært få tilfelle vende dei tilsette seg til foreldre for å få hjelp til gjennomføring av tiltak, og foreldre oppfatta dermed ikkje avlastinga som reell.

For at mål og tiltak skal kunne gjennomførast, er det avgjerande at dei tilsette kjenner til tiltaksplanane til barna og bruker desse aktivt. Tilsynet viste at dei tilsette i bustadene i varierande grad har kunnskap om kva som står i tiltaksplanane. Motsett var det ein del tilsette som kjende til behov hos barna som ikkje vart skrivne ned som mål og tiltak, men som anten var baserte på munnleg informasjonsutveksling eller fordi dei kjende barna svært godt. I mange bustader vart det gjennomført tiltak som ikkje var skrivne ned eller tilrådd av fagpersonar. I små bustader eller der barna har budd lenge, kjenner dei tilsette barna godt. Nokre hadde følgt barna nesten heile livet. Behovet for nedskrivne mål og tiltak vart dermed mindre. Desse tilsette gjennomførte tiltak dei meinte at barna hadde behov for eller hadde informasjon frå foreldre eller andre om at var viktige for barna, utan at det var skrive ned nokon stad. Det var òg døme på at verksemdsleiaren, som hadde oversikt over mål og tiltak, var tett på dei tilsette og barna i kvardagen, og at mangel på nedskrivne mål og tiltak dermed ikkje fekk så mykje å seie i praksis.

Det var stor variasjon i om tiltak som vart gjennomførte, vart dokumenterte. I nokre bustader var journalsystemet lite tilgjengeleg for dagleg bruk, og ein del tilsette hadde ikkje tilgang til systemet i det heile. I dei fleste tilfelle gav journalsystemet opning for registrering av mål, delmål, dagleg rapport og evaluering, utan at dette vart gjort i praksis. Skildringane av om tiltaka er gjennomførte eller ikkje, vart berre delvis dokumenterte i journal og mange gonger berre som «oppdrag utført» utan nærare skildring av kva som var utført.

Mange tilsette uttrykte uvisse når det gjaldt kva som skulle dokumenterast, kvar det skulle dokumenterast og korleis det skulle dokumenterast. Ein del registreringar av tiltak hadde ikkje noko med behovet til barna å gjere i det heile. Til dømes kunne det vere registrert at barnet hadde ete, utan at barnet hadde nokon utfordringar med dette. Blant bustadene med lovbrot på dette området fanst det lite systematikk i dokumentasjon og journalføring. I ein del tilfelle fanst det rutinar, men desse vart ikkje følgde.

Det vart funne opplysningar i løpande journal som etter innhaldet sitt var tiltak for habilitering, utan at dette var eit definert tiltak i tiltaksplanen. Statsforvaltarane peika på at slik arbeidsform ikkje var heldig. I nokre tilfelle kunne det «vege delvis opp for» manglane i tiltaksplanen, medan det samtidig kunne vere risiko for at barnet fekk tiltak det ikkje skulle hatt, som kunne forverre tilstanden til barnet.

«I x, hvor det bor en person i barnebolig er det totalt 30 ansatte, hvorav 14 er tilkallingsvikarer.» Statsforvaltaren i Agder

«Avlastningen har oppgitt at det kan være mellom 23-30 ansatte til hvert barn.» Statsforvaltaren i Oslo og Viken

Bemanningssituasjonen i bustadene utgjorde ei generell utfordring for gjennomføring av habilitering. Det var høgt sjukefråvær, vikarbruk og ledige stillingar, mange deltidstilsette og vanskeleg å få tak i personell med rett kompetanse. Nokre bustader hadde ikkje tilsett i stillinga som verksemdsleiar, og hadde derfor mellombels leiing.

Leiings- og tilsettsituasjonen verka inn på både kvaliteten og kontinuiteten i gjennomføring av habilitering. Barna vart ikkje alltid følgde opp i samsvar med tiltaksplanen, og potensialet barna hadde for opplæring, vart ikkje følgd opp. Det var døme på at avlasting hadde vorte avlyst.

«Det foreligger rutiner for opplæring ved nyansettelser. Utover dette er det lite systematisk opplæring eller veiledning over tid i tjenesten. Det er en relativt stor ansattgruppe i boligen, med mye vikarbruk. Samtidig er det ei gruppe barn med sammensatte og store behov for oppfølging. Det er derfor avgjørende å sikre at samtlige ansatte har kompetanse til å utføre tjenestene på en forsvarlig måte. Vi legger til grunn at det er risiko for at ansatte ikke innehar nødvendig kompetanse, uten at ledelsen vil kunne fange opp dette. Dette medfører en risiko for svikt.» Statsforvaltaren i Innlandet

Manglande tilgang til kompetent personell gjer det ekstra viktig med god opplæring. Mange av bustadene følgde standard opplæringsrutine for kommunale tenester med tre opplæringsvakter. Fleire tilsette følte likevel at dei vart sette til oppgåver med barna som dei ikkje hadde fått tilstrekkeleg opplæring i. Det var òg viktig for dei tilsette at det var sett av tid til overlapp mellom vakter for å sikre god nok informasjon før arbeidsøkta starta.

Dei tilsette i mange bustader uttrykte at dei hadde få arenaer for rettleiing og fagleg påfyll i det daglege. Dei som fekk dette til, hadde jamlege møte der det var høve for å ta opp eventuelle endringar i behova til barna og diskusjon om endringar i tiltak. Med mange tilsette som arbeidde deltid, var det òg ei utfordring å få gjeve tilstrekkeleg informasjon til alle tilsette om eventuelle justeringar i tenesta. Informasjon frå møte vart dels ikkje skriven ned, dels delt på ulike arenaer, noko som gjorde informasjonsflyten utfordrande. Tiltaksplanane vart heller ikkje oppdaterte i tråd med endringar dei tilsette vart samde om i møte.

Der det ikkje var lagt godt nok til rette for at tilsette skulle bli fortløpande oppdaterte på endringar i barna sine behov, mål og tiltak og korleis dei skulle gjennomførast, varierte gjennomføringa av tenesta mellom dei tilsette ut frå kva kompetanse og kva informasjon dei hadde.

«Boligen gjorde det bra ved at de adopterte tiltak fra andre instanser der barnet kun skulle være der lite, mens de skreddersydde tiltak for barn som skulle være der mye. Kunnskapen om hvordan man skulle arbeide med barna var forankret hos alle, helt ned til nattevakta.» Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark

Kjenneteikn ved dei bustadene som hadde god praksis på dette området:

• Habilitering blir gjennomført systematisk og blir dokumentert.
• Tiltaksplanane blir brukte aktivt i det daglege.
• Journalføringa svarer opp til tiltaka og delmåla og fungerer som evalueringsgrunnlag.
• Bustaden har stort fokus på habilitering og på felles ansvar for god dokumentasjon av tenestene som blir gjevne.
• Det er gode rutinar for opplæring av tilsette i både prosedyrar for gjennomføring av tiltak og opplæring i journalføring.
• Dei tilsette kjenner seg trygge på oppgåvene dei var sette til å utføre.
• Barna uttrykte kva dei ønskte, og dette vart teke omsyn til ved val av aktivitetar.
• Foreldre vart haldne jamleg orienterte om korleis barna deira hadde det i bustaden.

«Da det ikke jobbes planmessig ut fra konkrete mål og tiltak, journalføres det ikke i henhold til noen tiltaksplan og man mangler dermed grunnlag for å kunne evaluere og eventuelt korrigere det arbeidet man gjør.» Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark

«Når det ikke er utarbeidet tiltaksplaner med konkrete mål for habilitering for det enkelte barnet, blir det følgefeil at man heller ikke har praksis for å evaluere målene som skulle vært satt.» Statsforvaltaren i Trøndelag

For å oppfylle kravet om forsvarlege tenester må både leiinga og dei tilsette i bustaden følgje med på om mål og tiltak som er sette i verk for habilitering, er i samsvar med behovet til barnet. Det er nødvendig med både fortløpande vurderingar og planlagde evalueringar for å sikre at endringar hos barnet blir fanga opp, og for å kunne vurdere om tiltak har effekt.

Planlagde evalueringar kan gjerast på ulike måtar og på ulike nivå. Evaluering på overordna nivå vil ofte skje i ansvarsgruppemøte eller tilsvarande tverrfaglege møte der alle deltakarar i samarbeidet rundt barnet deltek. Dersom barnet har ein individuell plan, er det ofte denne planen som blir evaluert. Kor omfattande rolle barne- og avlastingsbustaden har i ei slik overordna evaluering, vil særleg avhenge av omfanget på avlastinga, men også av korleis ansvaret for koordinering er organisert i den enkelte kommunen. Det vil normalt liggje til oppgåva til koordinator å kalle inn til, og gjennomføre slike overordna evalueringsmøte.

Det er dei individuelle behova til barna som er styrande for kor hyppig mål og tiltak skal evaluerast. I tillegg til overordna evalueringar vil det ofte vere behov for at det blir gjennomført eigne planlagde evalueringar i barne- og avlastingsbustaden. Det skal gå fram av tiltaksplanen når enkelttiltak og planen som så skal evaluerast. Barnet og foreldra skal få høve til å medverke i slike evalueringar. Det vil avhenge av innhaldet i og karakteren av tiltaket om det er nødvendig å samarbeide med andre instansar.

Dersom ei evaluering viser at tiltak ikkje gjev forventa resultat, må tiltaket korrigerast. Målet med korrigeringa er at barnet får habilitering som samsvarer med behovet. Det kan derfor vere snakk om alt frå mindre justeringar til at tiltaket må avsluttast eller at det må setjast andre mål. I enkelte situasjonar kan det vere tydeleg kva korrigeringa vil bestå i, og at endringar kan setjast i verk raskt. Andre gonger kan det vere behov for nye utgreiingar eller kartleggingar av barnet før nye tiltak kan veljast.

Tilsynet viser ein tydeleg samanheng mellom uklare mål og tiltak, gjennomføring og dokumentasjon basert på desse, og for høvet til å kunne evaluere og korrigere mål og tiltak. Alle statsforvaltarar som konkluderte med lovbrot på utforming av mål og tiltak og gjennomføring, konkluderte òg med lovbrot på evaluering og korrigering.

Statsforvaltarane peika på at evaluering av måla og tiltaka til barna vart gjennomført i liten grad. Tilsynet viste òg at foreldre sjeldan fekk medverke i evaluering av tiltak. Faglege vurderingar av behov for endringar og tilpassingar vart heller ikkje gjennomførte i tilstrekkeleg grad.

I nokre av barne- og avlastingsbustadene vart det vist til at evaluering av tiltak skjedde i overordna, tverrfaglege møte, som ansvarsgruppemøte. Slike møte vart gjennomførte éin til to gonger i året. Dokumentasjon som innkallingar og møtereferat viste at det varierte om evaluering faktisk hadde funne stad. Der behov for endringar i måla og tiltaka til barna hadde vore tema, var ikkje alltid vurderingane eller konklusjonen referatført.

Nokre av bustadene hadde ingen rutine for evaluering og korrigering av mål og tiltak. Dei hadde ikkje sett av faste tidspunkt for evaluering, eller laga arenaer der evaluering kunne gå føre seg.  Til dømes kunne det gå fram av journal at fleire av tiltaka var fleire år gamle, og det var ikkje sett opp tidspunkt for når dei skulle evaluerast. Andre bustader hadde faste møte der evaluering kunne gått føre seg, men der det likevel ikkje skjedde. Til dømes kunne det bli halde månadlege fagmøte der mellom anna situasjonen til barna var tema, men dette vart i liten grad brukt til å evaluere tiltaksplanen. Andre igjen hadde rutine på plass for evaluering, til dømes kvar månad eller to gonger i året. Rutinen vart likevel ikkje følgd i praksis, mellom anna fordi dei tilsette ikkje var kjende med rutinen eller fordi det ikkje fanst møteplassar for å gjennomføre evalueringa.

Dei tilsette peika på at dei ikkje hadde tid til å lese rapportar eller tiltaksplanar i ein hektisk kvardag. Dei sakna treffpunkt for evaluering og korrigering av tiltak, evaluering av praksis og det å jobbe likt. Det var òg dårlegare rom for tilsette i små stillingsheimlar til å kome med innspel til betringar.

Evaluering føreset kontroll med om tiltak blir gjennomførte og at dei er i samsvar med behovet til barna. Det var mange bustader der leiinga ikkje følgde med på om tiltaka vart utførte dagleg og at dei vart journalførte som dei skulle. Dette førte til at ingen evaluerte og korrigerte tiltak. Konsekvensen for barna kunne bli at nokon fekk god og oppdatert habilitering, medan andre ikkje fekk dette.

Ved gjennomgang av journalane til barna var det i liten grad mogleg å sjå når tiltak var evaluerte, og det var mange tiltaksplanar som ikkje var oppdaterte i tråd med behovet til barna. I mange tilfelle fanst det ei fane for evaluering i journalsystemet, utan at denne var teken i bruk. Endringar i behova til barna vart skrivne ned på ulike stader, men ikkje alltid i tiltaksplanen til barna. Informasjon om endringar i tiltak vart til dømes gjeven på risikotavle, oppslagstavle, i teams, internmeldingar eller på e-post. Den tilgjengelege journaldokumentasjonen var dermed ikkje eigna til å gjere evaluering.

I dei tilfella der det fanst journalføring eller anna skriftleg registrering av endringar i tiltak, var det ikkje alltid at dette vart brukt som grunnlag for evaluering eller korrigering. I ein del bustader skjedde evaluering jamleg, men skjedde munnleg i ulike samanhengar utan at det vart dokumentert i journal. Det var altså sprik mellom gjeldande tiltaksplan og praksisen i bustaden.

«Koordinator følger med på gjennomføring og sørger for evaluering. Evaluering skjer i samarbeid med pårørende og andre, tiltaksplan oppdateres fortløpende og endres når mål og tiltak blir korrigert.» Statsforvaltaren i Vestland

Kjenneteikn ved dei bustadene som hadde god praksis:

• Det er systematisk planlegging, evaluering og korrigering av tiltak.
• Det blir gjennomført tverrfagleg evaluering med jamne mellomrom.
• Evaluering skjer i samarbeid med pårørande og andre, tiltaksplanen blir fortløpande oppdatert og blir endra når mål og tiltak blir korrigerte.
• Det går fram av journalen at tiltaksplanen er evaluert og oppdatert. Det er faste personar som har ansvar for dette, og alle tilsette får melding om endring via ein varseltrekant i journalsystemet.
• Tilsette er oppdaterte om endringar i behova, måla og tiltaka for barna og korleis tiltaka skal gjennomførast.
• Den fagleg ansvarlege og verksemdsleiar følgjer med på at tiltak blir gjennomførte og at dette er i samsvar med behovet barna har for habilitering.
• Tiltak blir òg evaluerte i regelmessige personalmøte, eiga evaluering og etter kvart opphald og i årsrapportar.

«Tilsynet finner at kommunen sin styring ikke er tilstrekkelig til å sikre at oppfølging av tjenesteyting knyttet til habilitering og opplæring og journalføring i avlastningsboligen følger gjeldende krav i lov og forskrift.» Statsforvaltaren i Rogaland

Kommunen skal gjennom systematisk styring og kvalitetsbetring leggje til rette for at barna får habilitering i samsvar med behova sine. Dette inneber at det skal vere sett i gang nødvendige aktivitetar, system og prosessar slik at habilitering kan planleggjast, gjennomførast, evaluerast og korrigerast i tråd med god fagleg praksis. Tiltak bør vere tilpassa konkret risiko for svikt i den enkelte barne- og avlastingsbustaden for å oppnå ønskt effekt.

Det er avgjerande for god styring av barne- og avlastingsbustaden at leiarar og tilsette veit kva som er ansvaret og oppgåvene deira, og at dette er kjent i organisasjonen. Verksemdsleiar skal ha oversikt over kompetansen som finst i barne- og avlastingsbustaden og vurdere han opp mot behovet til barna. Med dette som utgangspunkt må det rekrutterast rett kompetanse, og ein må sørgje for at dei tilsette får nødvendig opplæring og rettleiing.

I dei fleste barnebustadene var ansvaret for innhenting av informasjon, oppdatering av denne og utforming av mål og tiltak fordelt til bestemte personar. Det fanst òg stillingsskildringar der oppgåver var tydelege. Barna fekk i stor grad ein primærkontakt eller fagansvarleg, og denne hadde i mange bustader oppgåva med å sørgje for oppdatert informasjon om barna.

Tilsynet viste at journalføring var utfordrande i mange bustader. Det var gjennomgåande få rutinar for korleis gjennomføring av tiltak skulle journalførast, og det var manglande opplæring i journalføring. Dette medførte at det var uklart kva som skulle journalførast. Nokre forhold kunne ikkje dei tilsette kontrollere, som manglande tilgangar i systemet og lite oppdaterte journal- og saksbehandlingssystem der det til dømes ikkje var mogleg å skanne inn dokument.

Dei bustadene som fekk lovbrot, hadde gjennomgåande ikkje system på plass for verken innhenting av informasjon om barna, utarbeiding av tiltaksplanar i eit tverrfagleg samarbeid, gjennomføring av habilitering eller evaluering og korrigering. Praksis var dermed ikkje styrt, men basert på enkelttilsette sin kompetanse, erfaring og kunnskap om det enkelte barnet. Konsekvensen for barna kunne bli at nokre barn ikkje fekk habilitering i det heile, nokre fekk litt habilitering, medan andre igjen hadde ein fagleg god habiliteringsprosess.

Det er leiinga for bustadene som har det næraste ansvaret for å følgje med på at praksisen i bustaden er forsvarleg. For å sikre gode og trygge tenester til barn i barne- og avlastingsbustader er det nødvendig med tett oppfølging av tenestetilbodet til barna, inkludert at dei får habilitering i samsvar med behova sine. Det var ein god del verksemdsleiarar som ikkje involverte seg i den daglege drifta.

Eit gjennomgåande funn i tilsynet er at det ikkje var ei systematisk oppfølging av praksis. Dette gjaldt for alle ledd i habiliteringsprosessen. Det vil seie at det var få aktivitetar for å følgje med på korleis tenestetilbodet til barna vart planlagt, korleis tenester vart gjennomførte og om dei vart evaluerte og korrigerte der det var nødvendig. Dette var òg lite etterspurt av leiinga. Manglande eller mangelfull habilitering fekk dermed gå føre seg over tid utan at dette vart fanga opp eller vart korrigert. 

Mange av bustadene hadde store utfordringar med bemanning, med utstrekt vikarbruk og vanskar med å få tak i kompetente medarbeidarar. Bustadene viste til generelle kompetanseplanar for helse- og omsorgstenestene i kommunane, men det var få kompetanseplanar for den enkelte bustaden. Det mangla fagkompetanse i fleire av bustadene, og fleire tilsette opplyste om at dei ønskte auka kompetanse. I nokre av bustadene mangla det oversikt over kva kompetanse dei tilsette hadde. Det fanst stort sett rutinar for opplæring ved nytilsetjingar, men utover dette var det lite systematisk opplæring eller rettleiing over tid i tenesta.

Kommuneleiinga følgde i liten grad med på om opplæring føregjekk i tenesta og etterspurde ikkje om tilsette hadde den kompetansen dei trong for å kunne utføre arbeidet på ein forsvarleg måte.

Det var fleire døme i det overordna planverket til kommunane på at habilitering og kvardagsmeistring vart skildra som eit fokusområde, men at dette området likevel ikkje vart følgt med på.

Leiinga i nokre kommunar hadde ikkje oversikt over område med risiko for svikt i barne- og avlastingsbustadene, inkludert habilitering. Dei hadde heller ikkje oversikt over kvar det var behov for betring av kvaliteten på tenestene og pasient- og brukartryggleiken.

«Tilsynet finner at avvikssystemet ikke brukes på en slik måte at meldte avvik kan benyttes i evaluering av tjenestene som gis i forhold til habilitering/opplæring i boligen.

Det er i varierende grad foretatt risiko og sårbarhetsanalyser, og det blir dermed vanskelig å identifisere sårbarhetsområder og sette i gang tiltak for å avhjelpe disse. Avvikssystemet er stort sett kjent for de ansatte og brukes. Men det rapporteres sjelden på avvik som handler om habilitering/opplæring.» Statsforvaltaren i Trøndelag

Dei fleste tilsette i bustadene kjende til avvikssystemet. Det var likevel varierande kjennskap til når det skulle brukast. Det vart meldt avvik på HMS og medisinske feil, og dessutan bemanning. Det vart derimot i liten grad meldt avvik i det faglege arbeidet med habilitering. Leiinga i kommunen etterspurde heller ikkje slik informasjon.

«Leiinga nyttar kommunen sitt kvalitets- og styringssystem for å følgje med på tenesta til barna i x avlasting, og dei same systema for å følgje med på at tenesta vert evaluert. Enhetsleder har møte med avdelingsleiarar anna kvar veke og i tillegg individuell leiaroppfølging ein gong i månaden.» Statsforvaltaren i Vestland

Kjenneteikn ved dei kommunane som har god praksis:

• Det er generelt høgt fokus i kommunen på behovet for og retten barn har til habilitering.
• Kommunen har eit kvalitets- og styringssystem for å følgje med på tenestene til barn, og det blir gjennomført internkontroll ved bustadene.
• Kommunen har faste møte med avdelingsleiar og diskuterer tenestetilbodet.
• Leiinga i kommunen kjenner til utfordringar i tenesta og set i gang tiltak for å løyse desse.
• Det er tydelege stillingsskildringar og tydeleg plassert ansvar.
• Det er gode rutinar på plass for både innhenting av informasjon, utforming av mål og tiltak og gjennomføring, dokumentasjon, evaluering og korrigering.
• ROS-analysar blir gjennomførte og blir brukte til å forbetre tenesta.
• Det er god og systematisk opplæring og jamleg rettleiing av dei tilsette.
• Verksemdsleiar utøver aktiv kontroll med journalsystemet, og manglar som finst, fører til korrigering.
• Avvikssystemet er kjent og blir nytta på rett måte.