4. Planlegging og gjennomføring av tilsynet

Når statsforvalteren gjennomfører tilsyn med asylmottak skal fokus rettes mot forhold hvor statsforvalteren vurderer at det kan være risiko for svikt. Statsforvalteren bør gjennomføre tilsyn på områder som har stor betydning for barnas omsorg, velferd og rettssikkerhet.

Tilsyn med omsorgen for enslige mindreårige på asylmottak er et risikobasert tilsyn – det vil si at det ikke er forskriftsfestet bestemte volumkrav. For å sikre at statsforvalteren har den nødvendige oversikten over situasjonen i de enkelte mottakene bør det gjennomføres jevnlige tilsyn ved asylmottakene.

Statsforvalteren er avhengig av informasjon for å gjøre kontinuerlige risikovurderinger. Derfor skal statsforvalteren, i tråd med informasjonsutvekslingsavtalen inngått mellom Helsetilsynet, statsforvalteren og UDI, ha løpende oversikt over:

• oppdatert belegg ved mottakene – inklusiv enslig mindreårig med følgeperson i ordinært mottak
• oppdatert oversikt over mottakene – med besluttet oppbygging/nedbygging
• kontraktsdokumenter for avtaler mellom UDI og driftsoperatørene
• asylmottakenes omsorgsplaner og årsplaner
• rapporter med tilhørende protokoller fra UDIs kontroller
• UDIs pålegg og sanksjoner til asylmottak hvor det bor enslige mindreårige
• UDIs risikovurderinger
• henvendelser fra beboere til UDI
• rapporter om uønskede hendelser
• rapporter etter tilsyn fra andre tilsynsetater

Alle enslige mindreårige asylsøkere har krav på å få oppnevnt en representant. Representantene kan dermed ha informasjon som er viktig for risikovurderingene. Andre instanser som skole, helsetjenester, politi og frivillige som driver aktiviteter ved asylmottakene kan også ha viktig og relevant risikoinformasjon for statsforvalteren.

Henvendelser til UDI fra barna om hvordan de har det på mottaket er sentral risikoinformasjon.

UDI har ansvaret for å følge opp henvendelser de mottar som har betydning for forsvarlighet i omsorgstilbudet og drift av asylmottakene. Dette innebærer blant annet at UDI må ha gode rutiner for mottak og oppfølging av henvendelser. Henvendelser om klager og bekymring som UDI mottar, skal også videreformidles statsforvalteren i tråd med avtalen om informasjonsutveksling, slik at disse kan inngå i risikovurderingen.

Statistikk og rapporteringer fra ulike tjenester og resultater fra interne og eksterne kartlegginger kan også bidra i vurderingen av hvilke asylmottak det skal føres tilsyn med. UDI innhenter informasjon fra relevante instanser og samarbeidspartnere som en del av sin kvalitetsoppfølging med mottakene, og risikoinformasjon vil dermed kunne komme frem av UDIs rapporter fra disse kontrollene.

Det vil kunne variere mye hvor mange barn som kommer til asylmottakene. Dette betyr at mottak i perioder vil kunne stå helt uten beboere, mens det i perioder vil kunne være stor inn- og utstrøm av barn. Statsforvalteren bør følge dette nøye, og vurdere antall nyinnflyttet til et mottak som en del av risikovurderingen ved planlegging av tilsyn. Det samme gjelder opp- og nedbygging av mottak.

Statsforvalterens vurdering av risikoinformasjon danner grunnlag for valg av tema for tilsynet og tilsynsobjekt. På bakgrunn av risikovurderingen må statsforvalteren velge et tema hvor de ser på asylmottakets oppgaver etter regelverket. Et tydelig tema med tilhørende problemstillinger gir et mer treffsikkert tilsyn.

Videre planlegging av tilsynet vil innebære en vurdering av hva slags informasjon det vil være relevant å innhente i forkant av tilsynsbesøket. Eksempler på slik dokumentasjon kan være organisasjonskart, risikovurderinger, omsorgsplaner, stillingsbeskrivelser og kompetanseplaner. Også informasjon om det enkelte barn, som tiltaksplan, kan innhentes i forkant av tilsynsbesøket. Andre aktuelle dokumenter er journaler, vaktlister, turnus- og bemanningsplan, og rutinebeskrivelser og prosedyrer. Hvilken informasjon og dokumenter som er relevante og nødvendige å innhente for det enkelte tilsyn, skal besluttes etter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Kontinuerlig oppfølging av barna ved asylmottaket krever planlegging og systematikk. Måten asylmottaket følger opp og evaluerer behov og justerer hjelpen etter dette, er en relevant del av statsforvalterens undersøkelse.

Ved planleggingen av tilsynet må en sikre seg oppdatert informasjon om det enkelte asylmottaket og barna som bor der, og bruke informasjonen når tilsynet skal planlegges. Dette gjelder blant annet informasjon om hvilke språk beboerne snakker, slik at statsforvalteren kan bestille tolk og bruke skriftlig informasjonsmateriell på aktuelle språk. Det er statsforvalteren som har ansvar for å bestille og betale for tolketjenester.

Tilsynsforskriften § 3 fjerde ledd sier at statsforvalteren skal undersøke alle sider av virksomheten som har betydning for den omsorgen som gis til enslige mindreårige som bor i asylmottak.

Statsforvalteren må varsle mottaksledelsen skriftlig om tilsynet i forkant av tilsynsbesøket. Dette kan gjerne suppleres av en orientering pr. telefon. Det skriftlige varselet må inneholde:

• tidspunkt for tilsynet
• hjemmel for tilsynet
• tema for tilsynet
• hvilke aktiviteter som skal gjøres under tilsynet
• ev. behov for innhenting av dokumentasjon i forkant av tilsynsbesøket
• hvilke intervjuer som ønskes gjennomført (ledelse, personale, en og en, grupper eller fellesmøte etc.)
• forberedelse av barna og eventuelt følgepersoner med informasjon om tilsynet på deres språk
• avklare behov for tolk og avtale om at Statsforvalteren bestiller tolk
• ev. andre særskilte hensyn for eksempel sikkerhetsvurderinger

Statsforvalteren skal legge tilsynet til et tidspunkt der det kan forventes at barna er til stede på asylmottaket, jf. tilsynsforskriften § 4 andre ledd. Tilsyn skal derfor som hovedregel legges utenom skoletid eller arbeidstid.

Barn som bor på mottaket må få informasjon om at statsforvalteren kommer, og retten til å få snakke alene med statsforvalteren etter tilsynsforskriften § 5. Barna må få informasjon om hvem statsforvalteren er, hva deres oppgave er og hvorfor de kommer. Det er viktig at barna får informasjon om at de som kommer fra statsforvalteren ønsker å snakke med hvert enkelt barn om hvordan de har det på asylmottaket. Det er naturlig at barna forberedes på tema for tilsynsbesøket, men at statsforvalteren også vil høre generelt om hva barna er opptatt av når det gjelder hvordan de har det på mottaket. Asylmottaket bør oppfordres til å legge til rette for gode samtalerom slik at samtalen med statsforvalteren oppleves som mest mulig trygt for barna. 

Et tilsynslag skal minst bestå av to personer, og bør bestå av personer som har:

• kompetanse om barns utvikling og behov, og hva som kjennetegner gode faglige metoder og god omsorgspraksis for barn i ulike aldre og med enslige mindreårige spesielt
• kompetanse og erfaring i å snakke med barn.
• kompetanse om regelverket som gjelder for tilsyn med enslige mindreårige i asylmottak 
• oversikt over roller og ansvar på utlendingsfeltet og kompetanse om utlendingsforvaltningen i Norge
• kompetanse på det tema som er valgt for tilsynet
• kompetanse på og erfaring med å føre tilsyn
• statsforvalteren må også vurdere innhenting av kompetanse fra andre embeter ved behov.

Statsforvalteren har på forhånd bedt om og mottatt relevante dokumenter for temaet som er valgt.  På tilsynsbesøket er det viktig å undersøke hvordan asylmottaket realiserer forpliktelsene i ulike styrende dokumenter i praksis.

Hvis asylmottaket viser til dokumenter som ikke er lagt fram på forhånd eller under tilsynet, men som statsforvalteren må gjennomgå for å kunne konkludere, må statsforvalteren be om at disse ettersendes innen en rimelig frist.

Statsforvalteren må underveis i tilsynsbesøket vurdere om de har fått god nok informasjon om temaet for tilsynet som grunnlag for å bedømme og konkludere, eller om det må gjøres ytterligere undersøkelser.

Barna som bor på mottaket, er de som vet mest om hvordan de har det på mottaket. Barnas perspektiv, deres fortellinger og opplevelser om oppholdet er derfor en sentral del av informasjonsinnhentingen.

Alle barn på mottaket skal få tilbud om en samtale med statsforvalteren ved tilsynsbesøket. Dette gjelder også de barna som ikke er til stede under selve tilsynsbesøket. Statsforvalteren skal gi den informasjon som er nødvendig for at barna skal kunne ta stilling til om de vil snakke med statsforvalteren eller ikke. Informasjonen må tilpasses barna, og gis på en måte som gjør at de forstår. Statsforvalteren skal informere om at samtalen er frivillig, og at barna når som helst kan reservere seg mot å snakke. Det er viktig med informasjon om at tilbakemeldinger blir tatt på alvor og at det blir gitt forklaring på hvordan opplysningene vil bli brukt. Videre må statsforvalteren informere om at noen opplysninger kan være så alvorlige at statsforvalteren ikke kan love barnet taushet om opplysningene. I slike tilfeller må statsforvalteren være i dialog med barnet om hvordan de vil håndtere og forvalte informasjonen videre.

Det er viktig å gi barna beskjed om hvordan statsforvalteren tenker å bruke de opplysningene den enkelte har kommet med. Statsforvalteren kan oppleve dilemmaer når barn forteller om utrygghet på asylmottaket, samtidig som statsforvalteren ikke er i posisjon til eller har myndighet til å endre barnas bosted. Da er det viktig at barnet trygges så godt som mulig med konkrete avtaler for hvordan statsforvalteren vil følge opp eventuell bekymringsfull informasjon om hvordan barnet har det på asylmottaket.

Statsforvalteren må som en del av planleggingen forberede seg på hvor mange barn det bor på asylmottaket, og sette av nok tid til samtaler med disse. Det kan vurderes å informere om statsforvalterens rolle og tilsynets funksjon samlet med felles språkgrupper. Samtale om hvordan den enkelte har det på asylmottaket bør gjennomføres som individuelle samtaler. Samtalene med barna skal gjennomføres på barnas morsmål med tolk om nødvendig. På IMDi sine sider ligger veiledende materiale Når må man bruke tolk?, som utdyper hvordan dette bør gjøres i praksis (16).

Samtalen med barna bør gjennomføres før intervjuer med ansatte og ledere. De som skal gjennomføre samtalene må tilrettelegge, slik at samtalen oppleves trygg. Statsforvalteren må notere ned opplysninger i fra samtalen i eget referat. Referat fra hver enkelt samtale skal lagres i Elements som et internt notat.

Veiledning om samtale med barn på barnevernsinstitusjon kan være relevant for samtale med barn på asylmottak, for eksempel om hvordan å skape trygge rammer rundt samtalen, og anbefalinger når barn ikke vil snakke med statsforvalteren. Det finnes flere verktøy for samtaler med barn, blant annet Snakke med barn (17) utarbeidet av RVTS. Slike verktøy og samtaleteknikker kan ha relevans for samtale med barn på asylmottak. Formalisert kompetanse innen metodikk som Barnesamtalen DCM er også relevant.

Statsforvalteren må intervjue de medarbeidere som har relevant informasjon om det temaet som skal undersøkes. Det er nødvendig å intervjue både ledelse og medarbeidere. Det er i mange tilfeller også nødvendig å intervjue nattevakter, vikarer og medarbeidere som kun arbeider i helger eller kveld. Et viktig formål med intervjuene er å få frem hvordan de i praksis ivaretar barna på asylmottaket. Det bør utvikles separate intervjuguider for de forskjellige gruppene som skal intervjues.

Statsforvalteren må vurdere konkret hvor mange som skal intervjues for å sikre et tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å kunne konkludere. Statsforvalteren bør ha separate intervjuer med medarbeidere og ledelsen, for å styre framdrift og sikre at alle kan snakke fritt. 

Ved undersøkelse av temaer som asylmottakets overordnede rammer, bemanningsnorm, turnusordning, ansettelsesstopp, vikarbruk e.l., kan det være hensiktsmessig å undersøke disse forholdene med driftsoperatør eller UDI.  

Fysiske rammer gir viktig informasjon om hvordan asylmottaket ivaretar sine oppgaver sett i forhold til barnas omsorgsbehov. I omsorgsforskriften § 8 stilles konkrete krav til utformingen av asylmottaket, noe som gjør dette til et aktuelt tema ved statsforvalterens tilsyn. Når det er tilsynsfaglig relevant, må statsforvalteren gjøre en befaring i asylmottakets fellesarealer og oppholdsrom. Statsforvalteren kan også be om samtykke fra barna til å se deres egne rom. Statsforvalteren vil med dette kunne skaffe seg informasjon om forhold av betydning når det for eksempel skal tas stilling til hvordan det legges til rette for den enkeltes behov for privatliv eller tilrettelegging av fritidsaktiviteter. Fysiske omgivelser kan også si noe om uhjemlet tvang ved for eksempel låste dører eller låste vinduer. Ulike oppslag om instrukser eller husordensregler kan også være interessant å undersøke nærmere

Etter tilsynsforskriften § 4 andre ledd kan tilsynsbesøket skje uanmeldt. Statsforvalteren må ut ifra informasjonen de mottar, gjøre en konkret vurdering av om det er behov for å gjennomføre et tilsyn uanmeldt. Hensikten med uanmeldte tilsyn kan være å få innblikk i hvordan mottaket fremstår når de ikke er forberedt på tilsyn.

Uanmeldt tilsyn skal planlegges med utgangspunkt i den risikoinformasjon statsforvalteren har om asylmottaket, og informasjonen skal vurderes opp mot valg av tema for tilsynsbesøket. Uanmeldt tilsyn egner seg ikke for tilsyn med et bredt eller omfattende tema.

På selve tilsynsbesøket bør statsforvalteren ha med et informasjonsskriv som inneholder mange av de opplysningene som står i varselet ved varslede tilsyn. I enkelte tilfeller kan det av praktiske årsaker være hensiktsmessig å informere asylmottaket samme dag som tilsynet ankommer.  Statsforvalteren må også ved uanmeldte tilsyn sørge for bestilling av tolk og ha med informasjonsmateriell på aktuelle språk. Det betyr at de må ha en viss informasjon om barnas landbakgrunn.

Det er viktig at statsforvalteren så raskt som mulig ved tilsynsbesøket forklarer barna om hvorfor de kommer uanmeldt og hva som skal skje under tilsynsbesøket.