12. Tips til skriving av vedtak

Utgangspunktet er at både klageren og Nav-kontoret skal finne informasjonen de trenger i statsforvalterens vedtak for å forstå avgjørelsen og hva de eventuelt skal gjøre videre med saken. Behovet for å skrive et følgebrev er først og fremst aktuelt der statsforvalteren endrer eller opphever Nav-kontorets vedtak. I disse sakene er det ofte behov for å tydeliggjøre eller gi mer informasjon om hvordan Nav-kontoret skal følge opp avgjørelsen. Statsforvalteren må være bevisst på at følgebrevet ikke blir for omfattende, og at innholdet ikke har unødige gjentakelser fra vedtaket.

Som hovedregel skal følgebrevet ikke inneholde merknader til Nav-kontorets saksbehandling eller andre forhold som er avdekket i forbindelse med behandling av klagesaken, se punkt 4.2.

Offentlige organ skal bruke et språk som er lett å forstå, korrekt og brukertilpasset. Innbyggerundersøkelsen til DFØ fra 2021 og tidligere år, viser at mange har vansker med å forstå skriftlig informasjon fra det offentlige. Selv om det blir gjort mye godt språkarbeid i offentlig sektor, er uklart språk og uryddig struktur stadig et problem i mange tekster.

I arbeidet med å skrive vedtak må statsforvalteren være bevisst på klarspråk. Vedtakene skal ha tydelig ordlyd, struktur og utforming. Et godt skrevet vedtak er når leserne

• finner informasjonen de trenger
• forstår informasjonen de finner
• kan bruke informasjonen til å gjøre det de skal

Statsforvalteren må være særlig oppmerksom på:

• Bruk av standardtekster – Statsforvalteren må være bevisst på når det er hensiktsmessig å bruke standardtekster i vurdering av klagesaken. Bruk av standardtekster kan føre til at vedtaket blir for omfattende, og at klageren ikke får med seg budskapet i teksten/vurderingen. Vurderingen bør kun inneholde tekst som er nødvendig for at klageren lettest mulig skal forstå resultatet i vedtaket.
• Konsekvent bruk av begreper – Unngå å veksle mellom ulike ord eller begreper som betyr det samme, eksempelvis økonomisk stønad/økonomisk sosialhjelp, faktiske forhold/faktum/fakta.
• Bruk av gammeldagse ord og uttrykk, såkalte «kanselliord», bør unngås. Disse ordene skaper en unødig avstand mellom avsender og mottaker.

Språkrådet har utarbeidet verktøy som kan være til hjelp i skrivearbeidet, se nettstedet klarspråk.no og Språkrådets publikasjoner.

Helsetilsynet anbefaler at statsforvalteren skriver direkte til klageren i vedtaket, det vil si i du-form. Direkte tiltale setter leseren først, gjør avstanden mellom tekst og leser mindre og bidrar til aktivt språk. Klageren vil oppleve at teksten/vedtaket handler om seg og sin sak.

Ved å skrive direkte til klageren, må statsforvalteren være bevisst på beskrivelser av personer og den situasjonen de er i. KS har utarbeidet prinsipper for inkluderende språk som er tilgjengelig på deres internettside. Her står blant annet:

«Ordene vi velger, signaliserer holdninger, fordommer og antagelser. Formuleringer som gir negative assosiasjoner hos dem […], kan signalisere at vi har en negativ holdning til personene det gjelder. Derfor er det avgjørende å velge ord som oppleves inkluderende.»