5. Krav og forventninger til god praksis for kommunikasjon og informasjonsflyt i hjemmetjenesten

Det er ikke krav om helsefaglig utdanning for å jobbe i hjemmetjenesten. Det er ofte mange ansatte i små stillingsbrøker. Det er også vanlig med utbredt bruk av ekstravakter/vikarer.

Mange ansatte med ulik grad av kompetanse, og med varierende tilhørighet til arbeidsstedet, gjør det ekstra viktig med solide rutiner, kunnskap om forventingene til praksis og opplæring som kan bidra til å sikre trygg kommunikasjon og informasjonsflyt i hjemmetjenesten.

Kommunikasjon og informasjonsflyt kan foregå både skriftlig og muntlig, i både formelle og uformelle strukturer. Formelle strukturer kan være brukerjournal, prosedyrer, sjekklister, faste møter. Uformelle strukturer kan være møtepunkter og uformelle informasjonskanaler.

For å kunne ha tilstrekkelig konsentrasjon om arbeidsoppgaven, bør det sørges for at de ansatte i hjemmetjenesten kan jobbe mest mulig uforstyrret uten unødige avbrytelser. Det bør fra arbeidsgiverens side derfor legges til rette for at ansatte er skjermet fra andre arbeidsoppgaver når de skal håndtere viktig informasjon, for eksempel ved gjennomgang av e-meldinger og utarbeidelse av arbeidslister.

Brukere i hjemmetjenesten kan av flere årsaker ha kortere eller lengre opphold i sitt behov for hjemmetjenester, eksempelvis være midlertidig innlagt på sykehus, være på korttidsopphold i kommunal institusjon, være bortreist eller på ferie. Det å til enhver tid ha oversikt over hvilke brukere som er hjemme med behov for tilsyn av hjemmetjenesten er derfor en sammensatt oppgave som krever gode strukturer for kommunikasjon og informasjonsflyt.

Det må sikres at informasjon om at brukere kommer hjem igjen etter endt institusjonsopphold når frem til hjemmetjenesten, som da overtar ansvaret for brukerne. Hjemmetjenesten må samhandle med spesialisthelsetjenesten og øvrige kommunale helsetjenester for å ha avklarte rutiner og omforent praksis for hvordan de informerer hverandre om brukere.

Hjemmetjenesten må også ha et sikkert system internt som gir oversikt over hvilke brukere som til enhver tid er hjemme og trenger tilsyn. Hjemmetjenesten må derfor ha rutiner og omforent praksis for mottak av og håndtering av informasjon fra sykehus og kommunale institusjoner. Tilsvarende gjelder der denne informasjonen kommer direkte fra brukeren selv eller fra pårørende, dersom brukeren for eksempel har kommet hjem igjen fra ferie. Hjemmetjenesten må sørge for tydelige rutiner for hvordan informasjon om at brukere kommer hjem igjen etter midlertidig opphold i tjenesten skal håndteres og formidles innad i hjemmetjenesten. Dette for å sikre at brukere som er hjemme, og som har krav på helsetjenester i hjemmet, får tilsyn.

For å sikre forsvarlig oppfølging av brukere, er det nødvendig å ha en tydelig og kjent praksis for dokumentasjon av helseopplysninger og nedtegnelse av praktiske beskjeder. Til dette hører også praksis for å formidle og gjøre informasjonen tilgjengelig for personellet som skal utføre hjemmetjenestene.

Ansvaret for oppfølgingen av brukere overføres fra hjemmetjenestens personell som er på vakt til personellet som kommer på neste vakt. Det må derfor legges til rette for at oppdatert brukerinformasjon til enhver tid er tilgjengelig for personellet som er på vakt. Det er særlig viktig å sikre at opplysninger om observasjoner og brukernes helsetilstand, som må følges opp, formidles videre til ansvarlige på neste aktuelle vakt.

Hjemmetjenester utføres i brukernes private hjem. I tillegg til å gi helsehjelp, er det også praktiske oppgaver i hjemmet som skal utføres av personellet i hjemmetjenestene. Informasjon som skal overføres mellom vaktskift i hjemmetjenestene er derfor en blanding av helseopplysninger og mer praktiske beskjeder knyttet til brukernes dagligliv, som for eksempel behov for husvask eller bestilling av drosje til tannlegebesøk. Hva som er journalverdig og hvilke opplysninger som skal nedtegnes hvor, må være avklart.

I hjemmetjenestene jobber personellet som oftest alene, og det innebærer høy grad av selvstendighet. Ved endringer i brukernes helsetilstand og behov må personellet kunne vurdere om de selv har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere situasjonen. Kommunen må legge til rette for en praksis og kultur der ansatte har lav terskel for å fortløpende kunne kontakte kollegaer, som har mer helsefaglig kompetanse, når de står i situasjoner som er utenfor eget kompetanseområde. Det er derfor nødvendig å tilrettelegge for mulighet til fortløpende kommunikasjon, særlig ved endringer i brukernes behov.

Det bør også legges til rette for faste arenaer hvor problemstillinger om brukerne kan diskuteres og vurderes sammen med annet helsepersonell, eksempelvis ved behov for særlig fagkunnskap. Det er god praksis å ha faste møtepunkter for hjemmetjenestens personale hvor saker kan drøftes muntlig mellom medarbeidere og eventuelt ledere. Det man vurderer og kommer fram til må dokumenteres skriftlig i journal.

I situasjoner hvor brukere er dårlige og avviser hjelp, må det vurderes om brukeren er samtykkekompetent, og det må prøves ut tillitsskapende tiltak. Eventuell avgjørelse om å ikke yte nødvendig helsehjelp, på bakgrunn av brukerens ønsker, bør foretas av helsefaglig personale med riktig kompetanse og myndighet på området. Det er god praksis at personell, som står i slike situasjoner hjemme hos brukerne, kontakter ansvarlig helsepersonell på vakt.