6. Relevante prosedyrer i hjemmetjenesten

Hjemmetjenesten hadde følgende skriftlige prosedyrer som var gjeldende på hendelsestidspunktet, som er relevante for temaet i tilsynssaken:

Introduksjonshefte for nyansatte

Her fremkom det blant annet krav til gjennomført medisinkurs for personell i hjemmetjenesten. I sjekklisten var det beskrivelse av oppgaver knyttet til legemiddelhåndtering, signering i hjemmejournal, dokumentasjon i brukerjournal og herunder hvilke observasjoner og vurderinger som var forventet.

Legemiddelhåndtering – kompetanse

Prosedyren hadde til hensikt å sikre at legemiddelhåndteringen var i tråd med gjeldende lover og forskrifter, og sikre at personalet hadde tilstrekkelig kompetanse til å utføre legemiddelhåndteringen forsvarlig. Enhetsleder hadde ansvaret for at prosedyren var kjent og ble fulgt.

I prosedyren var det blant annet omtalt at:

• Bare syke-/vernepleiere kunne ha ansvar for legemiddelhåndtering og det skulle tilstrebes at kun de skulle stå for legemiddelhåndteringen
• Hjelpepleiere, helsefagarbeidere, omsorgsarbeidere, assistenter og ufaglærte kunne få tildelt oppgaver av enhetsleder for å dele ut legemidler som var ferdig istandgjort, men kun i en tidsavgrenset periode
• Opplæringsplan/bemyndigelse av syke-/vernepleiere og andre yrkesgrupper. Her var det beskrivelse av kurs og opplæring for ulike yrkesgrupper og utdanningsløp for å kunne håndtere legemidler

Bestilling, mottak og oppbevaring av legemidler

Formålet med prosedyren var å sikre en riktig legemiddelbeholdning, samt kvalitetssikre at enheten mottok bestilte og betalte varer fra apoteket. Enhetslederen hadde ansvaret for at prosedyren var kjent og ble fulgt. Ansatte med kompetanse og ansvar for å bestille legemidler skulle følge denne prosedyren. Særlig aktuelt for den aktuelle hendelsen er følgende: 

• Bestilling ved behov gjennom abonnementsavtale, faks eller e-post
• Mottak av legemidler. Syke-/vernepleier skulle låse legemidlene inn. De skulle oppbevares i emballasjen de kom i. Ved mottak skulle legemidlene legges i en skuff eller boks merket med brukerens navn

Ordinering av legemidler

Formålet med prosedyren var å sikre at ordinering av legemidler til pasienter var i samsvar med gjeldende regelverk. Enhetsleder hadde ansvar for at prosedyren var gjort kjent og ble fulgt. Det var i prosedyrene blant annet omtalt:

• Fastlege ordinerte legemidler til pasienter som var hjemmeboende
• Helsepersonell på enhet skulle observere virkning/bivirkning av legemidler og registrere dette i journal
• Ordinering og ansvar for ordineringen, herunder fastlegens ansvar
• Telefonordinasjon som en unntaksvis metode
• Oppbevaring av ordinasjonskort i hjemmejournal og på medisinrom
• Multidose og dosett. Legemidler som ikke kunne pakkes skulle bestilles fra apotek enten gjennom abonnement eller ved manuell bestilling. Legemidlene skulle legges i dosett påført pasientens navn, fødselsdato, dosering og klokkeslett med påfølgende dobbeltkontroll
• Endring og seponering av legemidler og dokumentasjon av dette i journal og på ordinasjonskort

Utdeling av legemidler

I prosedyre for utdeling av legemidler omtales både utdeling av legemidler til bruker som ikke administrerte (tok) legemidlet selv og utlevering av legemidler til brukere som tok legemidlet selv.

I prosedyren er blant annet følgende beskrevet for utdeling av legemidler utenom dosett/ multidose:

• At alle legemidler, i og utenom multidose/dosett, er levert ut for avtalt periode
• Utlevering av legemidler skal dokumenteres i journal ved å bruke begrepet «utlevering», slik at det kommer tydelig frem at det er pasienten selv som skal ta legemiddelet

Hendelsesbehandling helse og velferd

I dokumentet er det blant annet pekt på at uønskede hendelser, nesten-uhell og vedvarende risikoforhold skal meldes i det elektroniske kvalitetssystemet. Som krav til forbedringsarbeidet er det i prosedyren blant annet pekt på følgende punkter:

• Tiltak skal være konkrete og gjennomførbare innenfor leders ansvarsområde
• Saken kan lukkes når alle tiltak er gjennomført
• Effekten av gjennomførte tiltak skal måles ved behov
• Dersom tiltaket har hatt manglende effekt, skal hendelsen gjenåpnes og andre tiltak iverksettes
• Saker som ikke kan løses innen eget ansvarsområde skal videresendes tjenestevei til neste ledd i linja
• Leder har ansvar for å påse at medarbeidere registrerer saken i det elektroniske kvalitetssystemet dersom en uønsket hendelse/risikoforhold rapporteres muntlig
• All intern saksbehandling skal dokumenteres i det elektroniske kvalitetssystemet, eksempelvis e-poster, referat fra møter eller telefonsamtaler
• Enhetsleder er ansvarlig for å vurdere videre melding til fagsjef/kommunalsjef

Håndtering av alvorlige hendelser

Formålet med prosedyren er å ivareta pasient, bruker eller pårørendes rettigheter i etterkant av hendelser som har medført alvorlig skade eller død. Videre å ivareta ansatte, sikre at tjenesten følger lovkrav og legge til rette for kvalitetsforbedring, ved å legge til rette for at hendelsen blir fulgt opp på en måte som bidrar til å forebygge lignende hendelser og fremme kvalitet og pasientsikkerhet. I prosedyren er det beskrevet fremgangsmåte og interne kommunikasjonslinjer gjennom blant annet:

• ansvar og myndighet
• fremgangsmåte ved varsler om høy alvorlighet
• dokumentasjon
• hendelsesbehandling
• offentlig innsyn